Сравнение и слияние документов

 

При использовании средства сравнения и объединения любых двух документов Microsoft Word отображает различия между ними в виде исправлений.

Если несколько рецензентов внесли изменения и указали примечания в различных копиях исходного документа, то все исправления можно объединить, а затем просмотреть в одном исходном документе. После отправки документа на проверку можно продолжить работу с данным документом; Microsoft Word будет отображать как данные, добавленные пользователем, так и исправления, сделанные рецензентом.

Рецензентам удобнее всего работать при включенном параметре Исправления (меню Сервис), хотя Microsoft Word обнаружит и отобразит исправления даже в том случае, если рецензент не включал этот параметр.

 

1.3.1 Сравнение документов рядом. Просмотр изменений, внесенных несколькими пользователями, может быть затруднительным, однако, в Microsoft Word доступно средство для сравнения документов. Сравнение документов рядом позволяет найти отличия между ними, не прибегая к слиянию внесенных всеми пользователями изменений в одном документе. Для эффективного поиска отличий можно воспользоваться одновременной прокруткой обоих документов.

 

1.3.2 Использование команд слияния для задания основного документа. При выборе документа для сравнения с открытым ранее документом можно использовать одну из трех команд слияния, позволяющих задать, какой из документов использовать при сравнении в качестве основного (рис. 1.3). Отличия между документами отображаются записями исправлений в основном документе.

 

а	б	в

 

Рисунок 1.3 – Результаты команд слияния

а – объединение;

б – объединение с текущим документом;

в – объединение в новый документ.

 

На рис. 1.3а изменения документа, открытого ранее (красный) отображаются записями исправлений в документе, выбранном в диалоговом окне Сравнить и объединить документы (цифра 1).

На рис 1.3б изменения документа, выбранного в диалоговом окне Сравнить и объединить (синий) отображаются записями исправлений в открытом ранее документе (цифра 1).

На рис 1.3в изменения обоих документов объединены в новом, третьем документе (цифра 1). Отличия отображаются записями исправлений.

Для сравнения и объединения документов необходимо выполнить следующие действия:

1) открыть документ;

2) выбрать команду Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (рис. 1.4) выбрать документ, который нужно сравнить с копией уже открытого документа;

 

 

Рисунок 1.4 – Диалог сравнить и объединить документы

 

4) выбрать команду выпадающего меню кнопки Объединить:

- чтобы отобразить результаты сравнения в выбранном документе, выберите команду Объединить (см. рис. 13а);

- чтобы отобразить результаты в текущем документе, выберите команду Объединить в текущий документ (см. рис. 13б);

- чтобы отобразить результаты в новом документе, выберите команду Объединить в новый документ (см. рис. 13в).

 

1.3.3 Сравнение с использованием параметра Черные строки. С помощью данного параметра можно сравнить документы и вывести на экран только отличия между этими документами. Сравниваемые документы не изменяются. При использовании данного типа сравнения различия между двумя документами всегда отображаются в третьем документе. Для сравнения с использование параметра Черные строки необходимо:

1) открыть документ;

2) выбрать команду меню Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (см. рис. 1.4) установить флажок Черные строки;

4) выбрать документ, который нужно сравнить с уже открытым документом;

5) нажать кнопку Сравнить.

Если какая-либо из версий документа содержит ранее внесенные исправления, на экран выводится сообщение. Чтобы сравнить документы, нажмите кнопку Да.

Если разные версии документа были сохранены в одном файле с помощью команды меню Файл Þ Версии, то для сравнения текущей версии этого документа с одной из предыдущих версий необходимо сохранить более раннюю версию в файле с другим именем.

 

1.3.4 Объединение примечаний и исправлений, внесенных несколькими рецензентами. Для объединения необходимо:

1) открыть документ, в котором предполагается объединить все исправления;

2) выбрать команду меню Сервис Þ Сравнить и объединить исправления;

3) в появившемся диалоговом окне (см. рис. 1.4) выбрать один из документов, содержащих исправления, которые предстоит объединить;

4) выбрать команду Объединить в текущий документ выпадающего меню кнопки Объединить;

5) повторить шаги 2-4, пока все копии документа не будут объединены.

Для получения наилучших результатов при объединении исправлений, сделанных несколькими рецензентами, выберите команду меню Сервис Þ Параметры и убедитесь, что флажок сохранить случайное число для повышения точности слияния установлен.

Можно хранить только один набор изменений форматирования, поэтому при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Сравнить и объединить документы снимите флажок Найти форматирование.