Реферат Курсовая Конспект
Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем - раздел Образование, Теоретическая часть: Охарактеризуйте документы по классификационным признакам Письмо – Обобщенное Название Различных По Содержанию Док...
|
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).
Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому содержание письме разнообразно.
Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующиее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».
На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:
Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);
наименование вышестоящей организации (если имеется);
полное и сокращенное наименование организации;
почтовый адрес;
коммуникационные и коммерческие данные;
ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».
Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».
Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Это вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».
Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.
Используются выражения «Подтверждаем ...», «Ваше письмо от ........мы получили» и т.д.
Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.
Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.
Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.
Используются выражения «Напоминаем Вам о...».
«Напоминаем Вам о то, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта ... до 00.00.0000
По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.»
Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.
Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, сначала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.
Главной особенностью писем-ответов является то, что в них всегда оформляется реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».
Сопроводительное письмо – это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.
Обычно письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые реквизиты (Заголовок, дата и номер)направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
«В соответствии с достигнутой между нами договоренностью направляем Вам договор от 00.00.0000 № 00 на поставку оцинкованного листа в 2 (двух) экземплярах (на 3 листах) и приложение № 1 к нему в 2 (двух) экземплярах (на 1 листе).
Просим на указанных документах поставить подпись и печать один экземпляр вернуть в наш адрес.»
В данном виде писем всегда оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или оговоренных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчеству к лицу, которому они адресованы.
Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Кроме того, отличительной чертой гарантийных писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.
«Просим Вас произвести ремонт лазерного принтера НР Lj 2200.
Оплату гарантируем. Наш расчетный счет 3012005007009 в АСБ «Беларусбанк», код 110».
Письмо-запрос – это документ представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение. Такой вид писем используется для подготовки и заключения сделок. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.
Используются выражения «Просим Вас сообщить, можете ли Вы поставить нам...».
«О запросе предложения
на поставку лазерных принтеров
Просим Вас выслать в наш адрес предложение на поставку партии (500 штук) лазерных принтеров НР Lj 2200. В предложении просим указать стоимость одного лазерного принтера при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты.
При ответе просим ссылаться на номер письма. Заранее благодарны, убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным ».
При ответе на письмо-запрос (случае если продавец не может сразу выслать покупателю предложение) он направляет ему письмо, в котором он сообщает необходимую информацию, в частности:
- о принятии вопроса к рассмотрению;
- о возможности поставки интересующего покупателя товара;
- об отказе поставить интересующий покупателя товар;
- о возможности изменения условий запроса (например, об изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);
- об обещании направить предложение на поставку интересующего покупателя товара через некоторое время.
«Благодарим Вас за запрос от 00.00.0000 № 00-00/00 о поставке лазерных принтеров НР Lj 2200. Сообщаем Вам, что с удовольствием возьмемся его выполнить.
К сожалению, на сегодняшний момент данная модель лазерного принтера на нашем складе отсутствует, однако мы ожидаем поступление большой партии лазерных принтеров (в том числе и модели НР Lj 2200) в первой половине сентября. Если Вас устроит, то мы вышлем Вам предложение после получения этой партии товара.
Разделяем Вашу уверенность о возможности взаимовыгодного сотрудничества.»
Если же продавец сразу может удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему письмо –предложение.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
Охарактеризуйте документы по классификационным признакам... Классификация документов это распределение документов на классы разделы... По способу фиксацииинформации технике воспроизведения документы делятся на...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов