Учет материалов

Учет материалов. Учет продуктов питания Питание является одной из основных статей учета затрат и калькуляции санаторно-курортной путевки.

Ему уделяется большое внимание как лечебному и профилактическому фактору ряда заболеваний. Для бесперебойного функционирования санаторно-курортных организаций запас продуктов на складах и в кладовых рассчитывается исходя из планового заезда отдыхающих, больных и меню. Основными задачами учета продуктов питания на складах и в кладовых является контроль за выполнением условий договоров поставки состоянием товарных запасов сохранностью продуктов питания при их приеме, хранении и отпуске за полнотой вложения сырьевого набора.

Продукты питания могут поступать от поставщиков юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица по договорам, по закупочным актам у физических лиц, от собственного подсобного сельского хозяйства, по товарообменным операциям на санаторно-курортные путевки.

Для закупки продуктов у населения применяется закупочный акт - унифицированная форма ОП-5, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 132. Приказом по организации предусматривается закупка продуктов у населения за наличный и безналичный расчет. Как правило, такие закупки проводятся у имеющих личное подсобное хозяйство с целью повышения качества приготовляемых блюд и их ассортимента, так как приобретаются в основном овощи, фрукты, зелень, свежее мясо. Поступившие продукты питания сдаются на склад или в кладовую и приходуются материально ответственными лицами по указанным в счетах-фактурах, накладных или актах ценам.

По этим ценам продукты списываются при отпуске в производство или реализацию. При оприходовании продуктов питания на склад следует учитывать факт освобождения услуг санаторно-курортных организаций по путевкам от НДС, а также наличие на балансе организации точек общественного питания.

В соответствии с Классификацией предприятий общественного питания ГОСТ Р 50762 -95 от 1 июля 1995 г основанной на различных факторах, оказывающих влияние на деятельность организаций и предпринимателей без образования юридического лица в данной сфере, выделяют следующие типы предприятий общественного питания ресторан, бар, кафе, столовая, закусочная. Кроме того. Федеральным законом от 31 июля 1998 г. 148-ФЗ О едином налоге на вмененный доход для определенных видов деятельности общественное питание деятельность ресторанов, кафе, баров, столовых, нестационарных и других точек общественного питания с численностью работающих до 50 человек переведено на уплату единого налога на вмененный доход.

Поэтому на складе и в кладовой продукты питания учитываются с включением в их стоимость НДС. При передаче продуктов питания со склада или кладовой в структурное подразделение общественного питания составляется бухгалтерская запись Дебет сч. 41 Товары Кредит сч. 10 Материалы Учет продуктов питания на складах и в кладовых санаториев, осуществляется в местах их хранения и в бухгалтерии.

Складской учет, как правило, осуществляют материально ответственные лица на основе приходных и расходных документов в количественном выражении, что позволяет получать оперативную информацию в ассортиментном разрезе об остатках продуктов питания на складе или в кладовой. Бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и наличием продуктов питания по каждому материально ответственному лицу и отражение процесса их движения в текущем учете и отчетности.

Продукты, поступающие на склад или кладовую санатория, учитываются по весу, объему и количеству, что устанавливается взвешиванием, обмером и пересчетом. Прием осуществляется по весу нетто. Когда невозможно взвесить продукты без тары или когда вскрытие тары ведет к их порче, прием осуществляется путем проверки веса брутто. В этом случае вес нетто определяют путем вычитания из веса брутто веса тары, обозначенной на самой таре или по условно установленной норме.

Фактический вес тары проверяют после ее освобождения. Продукты, поступившие на склад или в кладовую, учитываются, как правило, по учетным ценам. Учет продуктов в санатории осуществляется на балансовом активном счете 10 Материалы, субсчет 1 Продукты питания. При поступлении продуктов питания на склад или в кладовую он дебетуется, а при отпуске или списании в результате потерь -кредитуется. Дебетовое сальдо счета 10, субсчет 1, показывает наличие продуктов на складе или в кладовой.

Со склада или из кладовой санатория продукты отпускаются в производство кухню для питания отдыхающих, в рабочие столовые санаториев, в буфеты, бары и на другие цели. Отпуск продуктов в производство оформляют накладными, которые выписывают на основе меню-раскладок. В столовые, буфеты и бары продукты питания отпускаются по накладной. При отпуске продуктов в накладной должны быть указаны полное наименование продуктов, сорт и другие отличительные признаки, единица измерения, количество, цена, стоимость. При отсутствии каких-либо продуктов, указанных в меню-раскладке и накладной, их замена может осуществляться только с разрешения лиц, на то уполномоченных.

При этом выписывается дополнительная накладная, а в меню-раскладке делается пометка о замене. Расходные документы выписываются в двух экземплярах один остается у кладовщика, а второй - у получателя продуктов. Затем один экземпляр вместе с реестром предается в бухгалтерию, где сверяется с меню-раскладкой.

План-меню в санатории составляется в зависимости от профиля заболеваний, включая диетическое питание. В нем должны быть указаны наименование и номера блюд согласно Сборнику рецептур, количеству приготовляемых блюд. Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий является нормативным документом, содержащим нормы расхода и перечень продуктов, необходимых для приготовления различных блюд. На каждое блюдо должна заводиться калькуляционная карточка, в которой необходимо производить расчет стоимости набора исходя из изменения цен. Калькуляционная карточка подписывается заведующим производством, составляющим ее калькулятором и утверждается руководителем санатория.

При изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты новая цена блюда определяется в последующих свободных графах калькуляционной карточки с указанием в заголовке даты произведенных изменений. В графе Дата составления указывается дата последней записи в карточке. Количество отпускаемых со склада или кладовой продуктов в производство определяется исходя из суточной потребности составленного плана-меню и остатка сырья на кухне.

Отпуск сырья со склада кладовой оформляется накладными ф. ОП-4, составляемыми в двух экземплярах, один из которых передается вместе с продуктами заведующему производством, а второй - вместе с товарным отчетом сдается кладовщиком в бухгалтерию. В накладной на отпуск продуктов на кухню может быть два вида цен, на складе продукты учитываются по покупным ценам, а на кухне - по продажным.

Полученные со склада по накладным продукты находятся под отчетом у материально ответственных лиц, например у заведующего производством. В конце каждого рабочего дня материально ответственное лицо должно отчитаться перед бухгалтерией о количестве использованного сырья, объеме и сумме отпущенной продукции. Бухгалтерия контролирует движение и сохранность сырья и готовых изделий, сопоставляя отчеты о движении продуктов и тары на кухне со складскими документами.

Проверенный в бухгалтерии отчет с приложенными к нему первичными документами, планом-меню и меню служит основой отражения на счетах бухгалтерского учета движения товарных запасов. Некоторые санатории формируют за счет издержек резерв предстоящих расходов и платежей под естественную убыль товаров ежемесячно. При этом оформляется бухгалтерская запись Дебет сч. 44 Расходы на продажу Кредит сч. 96 Резервы предстоящих расходов. Суммы потерь естественной убыли относятся с кредита счета 41 Товары в дебет счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей и далее в дебет счета 96 Резервы предстоящих расходов с кредита счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей. Такое списание должно подтверждаться актами инвентаризации, что не всегда соблюдается на практике Главный бухгалтер осуществляет контроль за отделом питания бухгалтерии по следующим направлениям 1 правильность ведения регистров учета для товаров, готовой продукции и полуфабрикатов 2 обеспеченность раздельного учета затрат по готовой продукции, стоимость которой включается и не включается в цену путевки 3 окончательное отражение в регистрах учета продажных цен 4 правильность ведения калькуляционных карточек готовых изделий 5 обеспечение ведения количественно-суммового учета товаров на складах 6 предоставление товарно-денежных отчетов кладовой, буфетами для записей бухгалтерией в регистрах аналитического учета 7 участие бухгалтерии в проверке правильности закладки продуктов по норме 8 проверка медперсоналом соответствия диагноза номеру рекомендованной диеты 9 проверка фактического соответствия меню номеру рекомендованной диеты 10 проведение инвентаризаций, их периодичность и отражение в учете 11 выявление периодически возникающих излишков, их отражение в учете, в том числе выявление редко используемых специй, круп, пряностей и т.д. 12 периодичность сверки регистров учета товаров с данными Главной книги при неполной автоматизации учета.

Анализ товарных операций столовых санаториев может осуществляться по таким направлениям инвентаризация товаров на складах, в производстве, в буфете соответствие отпущенного кладовой на кухню количества продуктов изготовленным блюдам и кулинарным изделиям полнота вложения сырьевого набора соблюдение соответствия фактического расхода на статью Диетическое питание сметной стоимости по путевке соблюдение порядка установления и размера наценок на продукты питания и сырье, расходуемые на продукцию, не включаемую в стоимость путевок достоверность продажных цен достоверность калькуляции готовых изделий правильность отражения отпуска продуктов, полуфабрикатов, кондитерских изделий и оприходование их другими материально ответственными лицами замена продуктов и их влияние на себестоимость готовых изделий.

Особое внимание следует уделять применению и правильности заполнения форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании, которое утверждено постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. 132. Санаторно-курортными организациями часто не используется контрольный расчет расхода специй и соли ф. ОП-13, который применяется для определения стоимости недорасхода специй и соли по решению руководителя организации.

Практика показывает, что часто имеет место перерасход специй и соли. Остаток специй и соли на начало отчетного периода и поступление за этот период определяют на основе данных ведомости учета движения продуктов в производстве или накладных, фактический остаток на конец отчетного периода отражается по акту инвентаризации.

Количество полуфабрикатов, готовых изделий и стоимость специй и соли, включенных в калькуляцию проданных и отпущенных готовых изделий и полуфабрикатов, записывается на основе акта о реализации и отпуске изделий производства.

Сравнением данных о фактическом расходе специй и соли из графы 7 расчета и стоимости включенных в калькуляцию специй и соли по строке Итого справки определяется отклонение, расчет утверждается руководителем организации.

При инвентаризации, смене бригады, когда работа кухни производится в две смены период максимального развертывания коечной емкости целесообразно применять акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни ф. ОП-15, который составляется и подписывается комиссией.

Учет столовой посуды и приборов должен осуществляться в журнале учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации ф. ОП-19, ответственным за его ведение является назначенное лицо - заведующий столовой, бригадир официантов или другое материально ответственное лицо. При автоматизации обработки документов применяется предложенная унифицированная форма. Журнал подписывается материально ответственным лицом и работниками, которым выдается под отчет столовая посуда и приборы.

Таким образом, санаторно-курортным организациям следует применять унифицированные формы первичной учетной документации для повышения качества учетной работы и системы внутреннего контроля за расходом сырья и продуктов питания. 4.2. Учет медикаментов Лечение, предусмотренное санаторно-курортной путевкой, связано с использованием различных медикаментов и медспецматериалов, стоимость которых запланирована при калькулировании себестоимости койко-дня. Задача обеспечения отдыхающих и больных качественным медицинским обслуживанием связана с контролем за полным и эффективным использованием предназначенных медикаментов.

В бухгалтерском учете санаториев медикаменты, перевязочные и прочие спецматериалы отражаются в суммарном выражении.

При учете медикаментов санаторно-курортные организации могут пользоваться согласованной с Минфином СССР и утвержденной Приказом Министерства здравоохранения СССР от 02.06.1987 г. 747 Инструкцией по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР. В санаториях, имеющих аптеку, ответственность за учет медикаментов в их количественном и суммарном выражении возложена на заведующего аптекой при отсутствии аптек - на старшую медицинскую сестру, которая является материально ответственным лицом за эти материалы.

В бухгалтерии и в аптеке аптекарские запасы учитываются в денежном суммарном выражении.

Количественный учет в аптеке должен осуществляться по следующим группам ценностей ядовитые вещества этиловый и денатурированный спирт остродефицитные и дорогостоящие медикаменты оборотная тара, стоимость которой не включена в цену медикаментов, а показана в счетах отдельно. Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету в аптечных организациях и лечебно-профилактических учреждениях, приведен в приказе Минздрава России О правилах выписывания рецептов на лекарственные средства и их отпуске от 10.11.1997 г. 326. Целесообразно в целях усиления ответственности список остродефицитных и дорогостоящих медикаментов утверждать руководителем санатория.

Медицинское оборудование, инструменты и предметы санитарии и гигиены, хранящиеся в аптеке, учитываются в аптеке и в бухгалтерии санатория как основные средства и или материалы по видам и количеству, а в бухгалтерии - и по стоимости.

При поступлении аптекарских запасов заведующий аптекой проверяет ценности на предмет их соответствия данным, указанным в счете-фактуре, по количеству и качеству. Особое внимание следует обращать на срок годности и срок реализации спецматериалов и медикаментов. После проверки, если расхождения и нарушения не выявлены, на счете-фактуре выполняется надписью Ценности, поименованные в настоящем счете-фактуре, мною проверены и приняты и ставится подпись и ее расшифровка.

Отпуск отделениям санатория, кабинетам, прочим службам и хозяйствам медикаментов, перевязочных средств, лекарств осуществляется заведующим аптекой по требованиям и рецептам. При получении лекарств содержащих ядовитые вещества, этилового, денатурированного спирта, остродефицитных и дорогостоящих медикаментов, по которым ведется количественно-суммовой учет, выписывается отдельное требование, подписываемое руководителем санатория или уполномоченным на это лицом.

Лекарства, содержащие ядовитые вещества, должны учитываться в отделениях и кабинетах санатория в специальном журнале, страницы которого пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя. Аптекарские и вспомогательные материалы учитываются в бухгалтерии и в аптеке только в денежном выражении, а в расход списываются ежеквартально.

Для определения суммы израсходованных вспомогательных аптекарских материалов на конец каждого квартала составляется Акт переучета вспомогательных материалов. Его составляет комиссия, в которую входят заведующий аптекой и бухгалтер а утверждается акт руководителем санатория. Предметно-количественный учет аптекарских запасов ведется в книге, страницы которой пронумерованы, прошнурованы, опечатаны и скреплены подписью руководителя и главного бухгалтера. На каждое наименование ценностей, учитываемых количественно, открывается отдельная страница.

Отчет о приходе и расходе аптекарских запасов составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр, подписанный заведующим аптекой, представляется в двухдневный срок после окончания отчетного месяца в бухгалтерию под расписку на другом экземпляре - копии. Отчет после проверки утверждается руководителем санатория утвержденный отчет является основанием для Списания бухгалтерией израсходованных аптекарских запасов.

Стоимость невозвратной тары, включенной в цену медикаментов и прочих спецматериалов, списывается в расход вместе с ними. По возможности тара может быть реализована. При обнаружении порчи медикаментов и других аптечных запасов составляется акт. Его составляет комиссия, назначаемая руководителем санатория, с обязательным участием главного бухгалтера и заведующего аптекой. При составлении акта выясняются и указываются причины порчи, определяются виновные лица. Стоимость аптекарских запасов, испорченных по вине материально ответственного лица, относится на его счет. Пришедшие в негодность медикаменты и прочие ценности уничтожаются в присутствии комиссии, составившей акт в этом акте выполняется надпись с указанием способа уничтожения ценностей за подписями членов комиссии.

С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Постоянно действующая комиссия, назначаемая приказом руководителя организации, ежемесячно должна проверять состояние учета, хранения, расходования наркотических препаратов, Проверка фактического наличия других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, осуществляется не реже двух раз в год. Установленные нормы естественной убыли применяются только в случаях выявления недостачи указанных ценностей при проведении инвентаризации медикаментов и медспецинструментов.

Нормы естественной убыли медикаментов и ваты в аптеках применяются лишь к товарам, реализованным в период между инвентаризациями.

Списывать естественную убыль медикаментов при отсутствии фактических потерь нельзя. Инвентаризация ценностей, находящихся в аптеке, осуществляется ежегодно. Запасы, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризуются не реже одного раза в полугодие по каждому наименованию в отдельности. Целесообразно в учетной политике санатория установить конкретные сроки проведения инвентаризации медикаментов, перевязочных материалов и спецматериалов.