Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца.

Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации в том числе и совместителей, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании отсюда и термин - под отчет. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет.

Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д. Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов.

При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели на хозяйственные нужды на командировочные расходы на оплату представительских расходов. 1.3.