Средства автоматизации делопроизводства и документооборота

В группе средств автоматизации делопроизводства и документооборота можно выделить следующие подгруппы:

• средства автоматизации учрежденческой деятельности Office Automation;
• системы управления электронными документами EDMS;
• средства обеспечения коллективной работы Groupware;
• средства автоматизации документооборота Workflow.

Средства автоматизации учрежденческой деятельности включают в свой состав: текстовые редакторы для подготовки и корректировки документов; процессоры электронных таблиц для расчетов, анализа и графического представления данных; программы генерации запросов по образцу из различных БД; сетевые планировщики для назначения рабочих встреч и совещаний; средства разработки и демонстрации иллюстративных материалов для презентаций; словари и системы построчного перевода; программы посылки и приема факсов; локальную электронную почту для обмена сообщениями и пересылки файлов.

Эти средства могут представлять собой отдельные пакеты (WinWord, WordPerfect, Excel, Lotus 1-2-3 и т. п.), интегрированный пакет программ (MS Works) или согласованный набор пакетов (Microsoft Office или Corel Perfect Office). Для создания приложений на основе этих пакетов используют макроязыки или диалекты Basic (Word Basic, Excel Basic и др.) или единый язык для расширения приложений, например Visual Basic for Applications для продуктов Microsoft. Для многих пакетов характерно использование так называемых "мастеров" Wizard, которые в режиме диалога помогает неподготовленному пользователю выполнить сложную процедуру обработки.

Системы управления электронными документами имеют следующие функции: создание электронной копии документа путем сканирования бумажного оригинала или ввода его текста в ПК; построение полнотекстового индекса документа; создание учетной карточки документа и заполнение атрибутов; организация тематических папок и/или гипертекстовых ссылок; блокировка документов при коллективном использовании; поиск документов по атрибутам и ключевым словам. Широко известными примерами систем управления электронными документами являются DOCS Open и Excalibur EFS.

Средства обеспечения коллективной работы Groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Такое разделение информационных ресурсов возможно организовать в локальной сети ПК с помощью средств офисной автоматизации (Microsoft Office) и сетевой файловой системы или электронной почты и форматного ввода документов (Novell GroupWise и Perfect Office или Lotus Notes). При этом отсутствует структуризация в проведении работ, т. е. нет правил и предписаний по выполнению работ в системе. Эта подгруппа практически совпадает со средствами автоматизации учрежденческой деятельности, ее отличия заключаются в интеграции средств, коллективном использовании ресурсов и применении электронной почты.

Средства автоматизации документооборота Workflow нацелены на автоматизацию деятельности корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. многопользовательскую обработку нескольких задач одновременно в синхронном или в асинхронном режиме. Для автоматизации документооборота и контроля исполнительской дисциплины применяются методы теории Workflow. В систему закладываются описания графов взаимоотношений работников, выполнение работ четко структуризовано: расписано по ролям, документам, времени обработки документов и заданы маршруты движения документов. Эти графовые модели и их параметры сохраняются в базе данных. Основная трудность при этом заключается в построении системы графов, описывающих деловую деятельность всего учреждения. В простейшем случае для поддержки документооборота бывает необходимо обеспечить маршрутизацию документов по электронной почте. Система может быть интегрирована как с системой управления документами, так и с СУБД. Она реализуется в среде клиент-сервер и ориентирована на корпоративную сеть.

Предметом разработки в системах автоматизации документооборота являются экранные формы в узлах графов. Существуют генераторы форм, но для описания действий необходимо использовать макроязык или Visual Basic. В качестве примеров систем автоматизации документооборота назовем пакеты Action Workflow (Action Technologies) и Staffware (Staffware plc).