Формирование и оформление дел - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Дело — Совокупность Документов (В Отдельных Случаях Документ), Относящихся К ...
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Формирование дела — группирование исполненных документов вдело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
¨ в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
¨ документы, подшитые вдело, являются подлинниками или заверенными копиями;
¨ документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
¨ документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
¨ вдело включается, как правило, один экземпляр документа;
¨ каждый документ, помещенный вдело, должен быть правильно оформлен (на документе должна быть подпись или за верительная надпись на копии, дата, номер, отметка об исполнении т.д.);
¨ в дело формируются, как правило, документы одного календарного (за исключением личных дел) или учебного года;
¨ в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
¨ годовые планы, отчеты, сметы и т.п. должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления;
¨ документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т.д.);
¨ устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
¨ протоколы общих собраний акционеров и протоколы заседаний совета директоров формируются отдельно в самостоятельные дела. Документы к заседаниям, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся. Если они содержат более 250 листов, то группируются в отдельное дело;
¨ приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности;
¨ при формировании в дела приказов по личному составу отдельно формируют приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении и увольнении работников формируются в одно дело (срок хранения 75 лет), а остальные приказы (срок хранения 5 лет) — так, как удобно кадровику;
¨ документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий работников;
¨ вдела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя заводить отдельно дела на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются в хронологической последовательности;
¨ предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в самостоятельные дела: отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно поличным вопросам;
¨ если в организации составляются или в организацию поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела;
¨ при подшивке документов вдела скрепки необходимо снять, а листы документов скрепить стиплером; о подшивать в дело не более 250 листов (при этом толщина дела составляет 30-40 мм).
| ЗАО «ОРИОН»
|
| Отдел маркетинга
|
|
|
| ДЕЛО № 2 - 6
|
|
| Документы (контракты, акты, переписка)
|
|
| о поставке оборудования за 2007 г.
|
|
|
| (заголовок дела)
|
|
|
| 2007 г.
|
|
| (год)
|
|
| На листах
|
|
| Хранить 5 лет ЭК
|
На обложке дела указываются:
¨ наименование организации;
¨ структурное подразделение;
¨ номер папки по номенклатуре дел;
¨ заголовок дела;
¨ год заведения;
¨ срок хранения.
При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Все темы данного раздела:
Гущина И.А., Зайцева Н.А.
Г98 Документационное обеспечение управления в социально- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. –
М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. - 240 с.
ISBN 978-5-98281-152-3 («Альфа-М»)
ВЕДЕНИЕ
В настоящее время функционируют организации разных форм собственности — государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйств
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
Делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документам
Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством
Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Система документации — совокупность докумен
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и состав реквизитов
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип но
Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресант
Оформление реквизитов документов
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в с
Составление и оформление организационно-распорядительных документов; деловая переписка
Главное назначение организационно-распорядительных документов — регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности
Организационные документы
Организационные документы — комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и ра
Информационно-справочные документы
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в ра
Кадровые документы
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряжение образцом. При этом допускается использование имеющихся в распоряжении соискателя документов
Общие правила служебной переписки
Выход на внешний рынок связан с необходимостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ведения деловой переписки, выполнение которы
Организация документооборота
Организация работы с документами организации предполагает:
· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
· обе
Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делоп
Общие положения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.
Локальные нормативные акты (Л НА) — это акты, соде
Специфические особенности ЛНА
Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей.
Во - первых, Л НА предназначены только для внутреннего использования у конкретного работодателя. Локальные акты, регулиру
Основы документационного менеджмента
Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повышения эффективности деятельности организации.
Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса
Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах. Многие предприятия социально-культурного сервиса и туризма приходят к выводу о
И гостиницах
Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосредственно связан с числом структурных подразделений, численным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроп
Положение о коммерческой тайне
4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим отношения в области обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, устанавливает общие нормы
Понятия, используемые в настоящем Положении
2.1. Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понимается научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая вдеятельности Общества информаци
Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне
4.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется путем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке ограничений на разглашение и доступ к ее носителям.
Обязательства работника
6.1. Не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда есть письменное согласие руководителя Общества, копи действующее законодательство РФ или локальные акты Обществ
Работник, который в силу своих служебных обязанностей имеет доступ к коммерческой тайне, а также работник, которому будет доверена
коммерческая тайна для исполнения определенного задания, обязан в момент приема на работу либо по первому требованию Общества ознакомиться с настоящим Положением и дать Обществу обязательс
Заключительные положения
24. Учет, хранение, движение, размножение, уничтожение документации (носителей информации) с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от обычной и секретной документации
Партнеры
6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых о
Общие положения
32. Настоящая инструкция определяет порядок оборота документов, содержащих коммерческую тайну.
33. Под документами, содержащими коммерческую тайну, п
Учет документов
3.26. Уполномоченный сотрудник регистрирует документы по количеству листов, а издания по числу экземпляров.
3.27. Регистрация производится по соответствующей форм
Общие положения
43. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Система-XXI», о
Функции
Функциями службы ДОУ являются:
49. Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы по документационному обеспечению управлени
Инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации.
При составлении должностной инструкции за основу берут типовую
Осуществлять контроль за деятельностью секретариата.
3.76. Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования.
3.77. Вести работу по переходу компании на б
Образец 2
И.О. Фамилия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
90. Стандарты делопрои
З) организаций или физических лиц, оказывающих услуги гидов-пе- реводчиков, сопровождающих;
и) организаций, оказывающих иные услуги, используемые при производстве туристского продукта;
к) туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставление в
Должностные обязанности
Агент по туризму:
2.1. Предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов проведения отдыха, дает рекомендации и советы по выбору мест отдыха, консультируетклиента об о
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
3. Должностные обязанности
Секретарь турфирмы должен:
6.41.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельно
Нарушение сроков выполнения работы, нарушение требований по оформлению документов, установленных нормативными актами.
132. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
133. Утрату документов, несоблюдение сроков и условий хранения документов.
Взаимоотношения по службе
Секретарь ресепшн в процессе работы взаимодействует:
С кем
По поводу чего
Периодичность
Должностные обязанности
Директор гостиницы:
6.66.Организует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности гостиницы.
6.67. Осуществляет контрол
Во время отсутствия заведующего жилым корпусом пансионата его обязанности исполняет заместитель.
2. Должностные обязанности
Заведующий жилым корпусом пансионата:
189. Организует работу по обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в жил
Настоящей должностной инструкцией.
195. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителю (владельцу) предприятия.
196. На время отсутствия директора ресторана (отпуск, болезнь
Контролирует прием заказов официантами от посетителей.
225. Осуществляет проверку выписанных счетов и расчетов с посетителями.
226. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Предмет трудового договора
1. Работник принимается в Организацию для выполнения работы по должности руководителя службы рекламы и маркетинга с окладом (_ ) рублей в месяц.
2. Р
Устанавливать и развивать связи с рекламными фирмами, агентствами и т.п.;
0 представлять Организацию и обеспечивать реализацию связанных с рекламой идей, тематики, дизайна, планирования, выбора средств массовой информации и разбивки по времени рекламной продукци
Ноября - День народного единства.
254. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осуществляется в нормальных условиях.
255. Работнику ежегодно предоставляется отпуск
Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
б. Гарантии и компенсации
3.267. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым за
Сведения о работнике в трудовой книжке
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с
указанием причин и со ссылкой на статью, пункт зак
Об аттестации работников
1. Общие положения
261. Аттестация работников ООО (далее Общество) имеет целью улучшение подбора и расстановки кадров, стимулирование работников к повышению квалификации,
О ознакомление аттестуемого работника с результатами аттестации.
267. Непосредственный руководитель (помимо представленной письменной характеристики) в устной форме характеризует аттестуемого работника, в том числе всесторонне оценивает соответс
Аттестационные документы хранятся в деле согласно номенклатуре дел Общества.
273. Результат аттестации доводится до работника непосредственно после голосования, о чем он расписывается в аттестационном листе (приложение). Аттестационная комиссия фиксирует сво
О иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
282. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ).
283. В испытательный срок
Определяет задачи работника на период испытательного срока, степень его ответственности, определяет рабочее место;
0 знакомит работника под роспись с его индивидуальным планом на период испытательного срока.
3. Процедура назначения наставника
287. Наставник наз
О работник успешно прошел испытательный срок — наставник получает вознаграждение в размере 2000 руб.;
О работник не прошел испытательный срок, но не по причине неудовлетворительной работы наставника — наставник получает компенсацию за проделанную работу в размере 1000 руб.;
Общие положения
288. Настоящее Положение разработано на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.1992 и оп
Порядок учета и регистрации писем граждан
292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (РК
Контроль за исполнением
299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой пер
Новости и инфо для студентов