Главное – спокойствие

Проверка – это всегда стресс для фирмы. Чтобы не растеряться при появлении контролеров и не наделать ошибок, лучше предусмотреть развитие событий заранее. Для этого можно составить «кризисный» план – внутренний документ, регулирующий поведение всех сотрудников в подобных ситуациях. Основная цель этой программы – как можно дольше задержать проверяющих на «безопасной» для фирмы территории. В это время руководитель вместе с главным бухгалтером смогут убрать все лишние документы, закрыть не предназначенные для чужих глаз файлы, спрятать левый товар и т. д. «Однажды к нам совершенно неожиданно пришла проверка из СЭС, – рассказала Елена Юрова, управляющая небольшого московского кафе, эксперту журнала «Расчет». – В нашем «кризисном» плане было указано, что мой заместитель обязан задержать контролеров под благовидным предлогом не менее чем на 15 минут. Пока он проверял документы, мило разговаривал с инспекторами о погоде, мы успели навести на кухне относительный порядок, спрятали продукты, на которые не было сертификатов соответствия».

В плане можно предусмотреть, например, следующий вариант действий. Сначала охрана минут пять проверяет документы ревизоров, тщательно переписывая паспортные данные. Помочь может и пропускная система – ведь у нее тоже бывают сбои, да и намагничивание карточки требует времени. После чего «эстафета» переходит к секретарю, который связывается с руководством проверяющих для подтверждения их полномочий. Причем номера телефонов лучше взять из справочника, а не из решения о назначении проверки. Далее инспекторов можно провести в отдельный кабинет и объяснить, что придется немного подождать, так как руководителя сейчас нет на месте, но он скоро будет. Если же фирма совсем не готова к проверке, можно сослаться на отсутствие приходящего бухгалтера, у которого все документы.

Часто бывает, что контролеры осматривают все подряд, даже то, что по закону им не положено. На такой случай лучше расписать в плане, что и как могут проверять те или иные органы. Фирма не обязана представлять ревизорам документы, образцы продукции, которые не относятся к предмету проверки или к их компетенции.