Документирование управленческой деятельности

Л.В. Подлесная

Документирование управленческой

деятельности. Делопроизводство

Учебно-практическое пособие для студентов

всех специальностей и всех форм обучения

Www.msta.ru

Москва – 2004

стр.

Введение………………………………………………………………………4

ТЕМА 1. Примерное положение о службе документационного

обеспечения управления……………………………………………………..5

Вопросы для самоконтроля………………………………………………….9

Тесты………………………………………………………………………….9

ТЕМА 2. Документационное обеспечение  коммерческого

предприятия.……………..…………………………………………………..10

Вопросы для самоконтроля………………………………………………….11

Тесты………………………………………………………………………….11

ТЕМА 3. Документы по личному составу…………………………………12

Вопросы для самоконтроля………………………………………………….16

Тесты………………………………………………………………………….16

ТЕМА 4. Основные документы управления (ОРД).……………………….17

Вопросы для самоконтроля…………………………………………………..32

Тесты…………………………………………………………………………..32

ТЕМА 5. Требования к оформлению организационно-распорядительных  

документов (ОРД). …………………………………….……………………..33

                5.1.  Требования к бланкам документов………………………………...43

Вопросы для самоконтроля…………………………………………………..45

Тесты…………………………………………………………………………..45

ТЕМА 6. Передача дел на архивное хранение……………………………..46

Вопросы для самоконтроля………………………………………………….52

Тесты………………………………………………………………………….52

Ответы к тестам по темам……………………………………………………53

Тест по дисциплине………………………………………………………….54

Литература……………………………………………………………………61

ВВЕДЕНИЕ

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

              ГОСТом документ определен, как «материальный объект с информацией», закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

     Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

- сбор и обработку документации;

- подготовку решений;

- принятие и документирование решений;

- контроль использования;

- сбор информации об исполнении;

- передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение и поиск информации.

     Каждая из этих операций реализуются документационно.

     Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

     ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования  и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на АУ функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят: 

   - прогнозирование;

   - планирование;

   - организационно-распорядительная деятельность;

   - учет и отчетность;

   - финансирование;

   - материальное и техническое обеспечение; и т.д.

      Эти функции отражаются в документах  общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций. В результате НТПр, увеличения объемов информации возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления единого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

      Требование к оформлению документов базируется на требованиях государственных стандартов, т.е. при работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатурных дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

      Форматы, размеры полей документов, входящие в состав унифицированной системы, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец.

       Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

ТЕМА 1. Примерное положение о службе документационного

обеспечения управления

ДОУ осуществляет служба ДОУ, существующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

   Кто включен непосредственно в службу ДОУ?

   - секретариат (приемная)

   - канцелярия (экспедиция, машинописная)

   - архив

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работы по сложности выполнения и квалификации.

   Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем или его заместителем.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями президента РФ, постановлениями и распоряжениями правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, государственной архивной службой (ГАС).

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием или средним специальным образованием, со стажем работы не менее трех лет по делопроизводству.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Цели и задачи службы ДОУ

     Основными целями службы ДОУ являются:

  -  организация;

  -  руководство;

  -  координация;

  - контроль и организация работ по документационному обеспечению управления.

         Служба ДОУ решает следующие задачи:

   1) Совершенствование форм и методов работы с документами.

   2) Обеспечение единого порядка документирования; построение поисковых систем; контроль исполнения и подготовки документов, передача в архив в соответствии с действующими нормативами.

   3) Сокращение документооборота, идентификации форм документов.

   4) Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документального обеспечения.

   5) Участие в разработке и внедрение прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ

Служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия.

2) Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документа, регистрации документа и учетно-справочной работы по документам.

3) Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководства поступающих документов; осуществление контроля за правильностью оформления документов, поступающих на подпись руководству.

4) Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов.

5) Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6) Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7) Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8) Организация контроля над работой с документами структурных подразделений.

9) Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышение исполнительской дисциплины.

10) Осуществления контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями предприятия дел, подлежащих сдачи в архив.

11) Организация работы архива в соответствии с законом по архивному делу РФ.

   12) Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение консультаций и совещаний по вопросам, относящимся к их компетенции.

   13)   Организация рабочих мест в том числе автоматизация.

Права и ответственность службы ДОУ

Права ДОУ:

1) Осуществлять контроль за состоянием дел правительства, структурных подразделений предприятия (филиалах, представительствах).

2) Контролировать и требовать от руководителя структурных подразделений выполнения установленных правил с документами на предприятии.

3) Запрашивать от структурных подразделений сведения необходимые для работы.

4) Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях, доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений, для принятия соответствующих мер.

5) Привлекать в установленном порядке специалистов в структурные подразделения к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6) Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных требований.

7) Совместно с вычислительным центром определять задачи документного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

8) Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9) Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

10) Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами, установленных правил работы с документами.

11) Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствование форм и методов работы с ними.

12) Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнению работников службы ДОУ, их поощрении или наложении взыскания.

Служба ДОУ несет ответственность за:

      - обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии;

      - выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Взаимоотношение службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует со следующими подразделениями:

1) Со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения управления.

2) С юридической службой по вопросу правовых норм, связанных с подготовкой документа.

3) Со службами кадров труда и заработной платы по вопросам расстановки и подбора кадров и повышения их квалификации.

4) Со службами хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техникой, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) С вычислительным центром по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдении требований обработки нормативно-методических документов.

Организация проведения, оформления, отбора документов на хранение и уничтожение

     Для организации проведения работ по определению срока хранения и отбора документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представителя соответствующего архивного учреждения.

     Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службы порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации. Организуют экспертизу ценностей документов и осуществляют контроль над его проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в гос. архивы.

     В своей работе экспертная комиссия руководствуется основными положениями ЕГСДОУ (единый государственный стандарт), правилами, инструкциями и указаниями главного архивного управления, нормативными и распорядительными документами руководствующего органа в своей ведомственной системе.

     Документы, срок хранения которых определен перечнем “постоянно” подлежат гос. хранению и передаются в соответствующие гос. архивы, установленные положением.

     Для документов министерств, ведомств и других организаций срок хранения – 15 лет.

     Для документов организаций краевого, областного, окружного подчинения – 10 лет.

     Для документов организаций районного и городского подчинения – 5 лет; для научно-технической организации – до минования практической надобности, но не свыше 15 лет.

     По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение передается в государственные архивы.

   Документы, отобранные экспортной комиссией, на постоянное или длительное хранение описываются в соответствии с установленными требованиями описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Три экземпляра описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в гос.архив  в качестве контрольного документа. После утверждения описи архивным органом, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения, за период времени соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документов оформляются актами, утвержденными руководителями организации. Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

 Организации, от которых документы поступают в государственные архивы,   не подлежат уничтожению без согласования  с архивными органами. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описи документов постоянного хранения является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Вопросы для самоконтроля

1. Делопроизводство – основа технологии управления.

2. Понятие «документационное обеспечение управления».

3. Отличие понятия ДОУ от понятия делопроизводства.

4. Определение понятия «документооборота», общие принципы и методические основы организации документооборота.

5. Какие задачи решает служба ДОУ?

ТЕСТЫ:

1. Основным объектом изучения в делопроизводстве является:

1)  ОРД.

2)  Документы постоянного хранения.

3)  Любой документ, а также процесс работы с ним.

4)  Все ответы верны.

2.  Что такое документ?

По каким принципам следует организовывать делопроизводство на предприятии?

1) Оперативность - быстрая и четкая работа с документами.

2) Техническое современное оснащение, облегчающее работу с
документами.

3)  Целесообразность всех делопроизводственных операций.
        4)  Все ответы верны.

Кем осуществляется ДОУ на предприятии?

Принципы организации документооборота.

Какие группы документов можно выделить в ДОУ?

Личная карточка формы Т-2

К какой категории работников относятся методист, помощники руководителя организации?

1) руководители

2) специалисты

3) технические работники

Кто занимается составлением проекта документа?

Письма. Факсы.

Ответственность.

Где регистрируются протоколы и решения коллегии?

1) в плановом отделе.

2) в отделе кадров.

3) в бухгалтерии.

4) в секретариате.

2. Формированием дела называется:

1) Отнесение документов к определенному делу.

2) Систематизация документов внутри дела.

3) Оба ответа верны.

3. Что может являться приложением к   распорядительным документам?

1) уставы

2) положения

3) инструкции

4) все ответы верны

В каком порядке располагаются документы - дела в номенклатуре дел?

           а                                                            б                                       в

1) ОРД вышестоящих органов - ОД учреждения в целом - ОРД самого

                              г                                                         д

учреждения - плановая и отчетная документация - перечень

2) а - в- б -г -д

3) а- д -б -г- в

Существует ли обязательный состав реквизитов?

Схема организации работы с документами.

2. Что применяют для регистрации документов?

1) Журналы

2) РРК

3) журналы и РРК

4)

По какому признаку будут формироваться документы с заголовком дела "Переписка с высшими учебными заведениями о совместной подготовке специалистов".

1) по географическому признаку.

2) по хронологическому признаку

3) по предметно - вопросному признаку

4) по корреспондентскому признаку

5) по номинальному признаку

Существует ли категория документов, не подлежащих регистрации? Какие это документы?

1) да, ими являются внутренние документы

2) нет, все документы проходят регистрацию

3) да, это поздравительные письма, каталоги, печатные издания, сообщения о встречах и т.д.

В чем основной принцип регистрации?

К какой группе дел относятся дела со сроком хранения свыше 10 лет?

1) постоянного хранения

2) длительного хранения

3) временного хранения

4) подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения

Какие операции включает полное оформление дел?

1) перегруппировку документов дела с января по декабрь (вместо
хронолог. последовательности с декабря по январь.)

2) Нумерацию листов в деле

3) Составление внутренней описи документов для ценных документов

4) Составление заверительной надписи дела

5) Подшивку дела в твердую темную обложку из картона ( или
переплет)

6) Вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела
        7)   все варианты ответов верны.

Ответы на тесты по темам:

ТЕМА 1. 1- 4; 2 -4; 3 –3; 4 -4;  5 -2.

ТЕМА 2. 1- 4; 2 -1; 3 –1; 4 –1; 5 -4

ТЕМА 3. 1- 1; 2 –3; 3 -3; 4 –2; 5 -4.

ТЕМА 4.  1 -4; 2 –3; 3 -4; 4 –2; 5 -1.

ТЕМА 5.  1 -1; 2 -3; 3 -4; 4 –3; 5 -2; 6 -3.

ТЕМА 6.  1 -1; 2 -4; 3 -2; 4 -3;  5 -7.

ТЕСТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

1. Что такое регистрация документов?

В каком порядке должны располагаться документы отчета о финансовой деятельности организации?

К какому виду относится номенклатура дел, составленная для однородных по характеру деятельности организаций?

Какие документы участвуют в составлении номенклатуры дел?

На каком этапе обработки исходящего документа проводится его регистрация?

1) после составления проекта документа

2) перед отправкой документа адресату
        3) после подписания документа руководителем

19. Распорядительные документы в качестве индекса получают:

1) только порядковый номер

2) порядковый номер и индекс дела по номенклатуре

3) это зависит от решения организации

Кто контролирует исполнение ОРД?

1) Руководитель

2) Сотрудники соответствующих подразделений

3) Служба ДОУ

21. Сроки исполнения документов бывают:

1) типовые

2) индивидуальные

3) примерные
        4) типовые и индивидуальные

22. Что является основанием для переноса сроков исполнения?

1) уважительная причина исполнителя

2) докладная записка с указанием уважительных причин

3) приказ руководителя

23. Сроки исполнения для большинства документов не должны превышать:

1) одного месяца

2) 10 дней

3) двух недель

4) по мере исполнения

Какие документы подлежат регистрации?

Должен ли содержать заголовок элемент " название территории", с которым связано содержание документа дела?

1) Да

2) Нет

3) Не всегда

Каким должен быть заголовок дела, если в нем собраны документы по одному вопросу, не связанные последовательным ведением делопроизводства?

Например:

1) Протоколы заседаний кафедры

2) Документы о строительстве нового учебного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ и т. д.)

3) Переписка со школами об организации учебного процесса

Какие наименования заголовков недопустимы?

1) Руководящие материалы

2) Разная переписка

3) Переписка по общим вопросам

4) Дела с отчетностью

5)Все варианты заголовков не допустимы

Какие виды документов являются сложными по составлению?

Каким должен быть гриф " Утверждения", если документ утверждается каким - либо документом?

Из каких частей состоит ПРИКАЗ?

1) вступительной

2) констатирующей

3) распорядительной
4)констатирующей и распорядительной

37. Текст унифицированного документа может быть оформлен в виде:

1) связного текста

2) анкеты

3) таблицы

4) соединения перечисленных форм
5)все ответы верны

38. Что такое реквизит?