Методы анализа документооборота в исследуемом объекте управления

Основой разработки АС является составленная модель существующей системы управления. Построение такой модели осуществляется в результате реализации диагностического анализа организации и детального анализа существующей системы обработки данных. Диагностический анализ – это комплекс исследований, проводимых с целью выявления общих тенденций развития объекта управления и системы управления, изучения характеристик типовых задач управления, разработки требований и мероприятий по улучшению системы управления. Основной целью детального анализа существующей системы является изучение характеристик алгоритмов принятия решений, существующей системы обработки данных и документооборота.

Результаты анализа объекта и системы управления фиксируются в специальных документах. Комплект этих документов называют системной спецификацией. Использование системных спецификаций при анализе и проектировании АСУ позволяет:

- Систематизировать полученные в результате анализа данные и представить их в наглядном и удобном для дальнейшего использования виде;

- Упростить и облегчить передачу результатов работы одних специалистов другим;

- Обеспечить взаимозаменяемость исполнителей;

- Формализовать процедуры ввода исправлений и дополнений;

- Облегчить контроль качества выполнения каждого этапа работы.

Подготовка спецификаций требует значительных затрат времени и труда. Однако эффективность их использования возрастает с масштабами разработки. Основные этапы диагностического и детального анализа существующей системы управления и перечень документов системной спецификации приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1.

Этапы разработки	Наименование форм документации
I. Изучение структуры, целей и ограничений существующей системы управления	1. Описание организации 2. Структурная схема организации 3. Таблица целей и функций организации 4. Характеристика задач организации 5. Описание функций подразделения 6. Описание информационных потоков подразделений 7. Структурная схема каждого подразделения 8. Таблица функций подразделения 9. Обобщенная структурно-информационно-временная схема
II. Изучение и анализ информационных потоков и алгоритмов переработки данных в существующей системе управления	1. Характеристики документов 2. Описание документов 3. Характеристики массивов 4. Описание массивов 5. Характеристики процедур (задач) 6. Описание процедур (задач) 7. Схема детального анализа процедур

Как правило, стремятся унифицировать используемые бланки для простоты их заполнения.

Для описания информационных потоков подразделения дадим, вначале, ему определение. Понятие потока информации определяется как совокупность двух понятий: схемы потока информации и элемента потока информации.

Схема потока информации задается указанием отношений вхождения относительно каждого элемента потока.

Элементами потока информации могут быть:

а) документы;

б) элементы документов (показатели, реквизиты);

в) операторы (люди, устройства, подразделения).

В потоке информации определяются два основных параметра: направление потока и плотность потока. Направление потока задается местом его входа и выхода, а плотность соотношением , где ΔV – объем информации (бит, количество документов или документострок и т.д.), Δt – длительность передачи, приема или обработки заданного объема информации. Некоторые количественные характеристики информационного потока даны на рис. 3.1.

 

Документооборот предприятия

1224/год

 

Входные документы		Внутренние		Выходные

 

 

Первичные		Производные		Первичные		Производные

 

 

Пассивные документы
Активные документы

 

Рис. 3.1. Пример схемы информационного потока

Для получения данных, необходимых для построения схемы потока информации требуется провести большую работу, связанную с анализом существующего документооборота. Такой анализ осуществляют путем заполнения специальных опросных анкет.

Обычно используют два вида анкет. Первый вид предназначен для отражения характеристик документов (разрабатываемых и поступающих) с указанием маршрута их движения. Пример такой анкеты дан на рис. 3.2. Второй вид анкеты отражает характеристики показателей (разрабатываемых и поступающих) с указанием маршрута их движения, алгоритмов формирования или степени использования для формирования других показателей. Пример анкеты дан на рис. 3.3.

На основании обработки полученных данных о документах и показателях получают различного рода аналитические материалы о документообороте. Наиболее простым представлением документооборота является его графическое представление (см. рис. 3.4).

Более сложной является так называемая матричная информационная модель (см. рис. 3.5, 3.6).

 

 

шифр документа	шифр подразделения, где документ обрабатывается	шифр подразделения – поставщика	шифр подразделения – получателя	шифры документов, при разработке которых используется данный документ	шифры документов, которые используются при разработке данного документа	периодичность разработки документа	шифр вида документа (активный, пассивный)	объем документа (в строках, знаках)	количество экземпляров	трудоемкость составления	примечания

 

Рис. 3.2. Пример анкеты для характеристики документа

 

шифр подразделения сообщающего сведения

шифр документа

шифр показателя

шифр подразделения, где показатель используется

5. шифры показателей, используемые для формирования рассматриваемого и шифры вида действия

шифр периодичности разработки документа

шифр значности показателя

шифр вида показателя

шифр вида документа

примечания

шифр I-го показателя

шифр документа

шифр подразделения - поставщика

шифр действия

…

шифр II-го показателя

шифр документа

шифр подразделения - поставщика

шифр действия

5.1

5.2

5.3

5.4

5.X

5.XI

5.XII

5.XII

 

Рис. 3.3. Пример анкеты для характеристики показателей

 

Руководитель Предприятия	Начальник отдела	Ведущий исполнитель	Машинистка
План по форме №1 Составление План по форме №1 (рукопись) Ознакомление Приказ Просмотр План по форме №1 (рукопись) Проверка План по форме Просмотр План по форме №1 (рукопись) Утверждение Выбор исполнителя Приказ

 

Рис.3.4. Упрощенная карта документооборота

 

Наименование документов

Наименование признаков

Наименование показателей

Наименование документов

Итоговый столбец

Наименование подразделений потребителей

Итоговый столбец

Значность

Частота или периодичность

Трудоемкость расчета

A

B

C

…

G

Наименование показателей

a

b

c

r

Наименование подразделений поставщиков

A

могательный дел   подраздел (А)

a

I кв

II кв

Правый вспомогательный раздел

b

B

c

C

…

G

r

Итоговая

строка

K

Левый вспо раз   подраздел (Б)

III кв

IV кв

L

M

…

W

Итоговая

строка

Рис. 3.5 Матричная информационная модель (тип А).

Наименование документов

Наименование признаков

Наименование документов

Итоговый столбец

Наименование подразделений- потребителей

Значность

Периодичность

Документ А

Документ В

Документ С

финансовый

отчетный

плановый

Наименование показателей

Подразделение 1

Подразделение 2

Подразделение 3

a

b

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

Наименование подразделений-поставщиков

Документ А

a

+

+

+

+

b

+

+

+

+

+

c

+

Документ В

d

+

+

+

+

Подразделение 1

Подразделение 2

Подразделение 3

e

+

+

+

f

+

+

g

+

Документ С

h

+

+

+

+

i

+

+

j

+

+

k

+

+

+

l

+

+

Итоговая строка

Документ D

Документ E

Документ F

Итоговая строка

Рис. 3.6. Иллюстрация матричной информационной модели

 

В I-ом квадранте модели отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Этот квадрант имеет шахматную композицию, т.е. одинаковое наименование документов и показателей по строкам и столбцам. Каждый столбец I-го квадранта показывает, какие показатели из документации этого подразделения используются для формирования данного показателя, наименование которого записано в этом столбце. Любая строка I-го квадранта отражает сколько раз и для создания каких показателей используется показатель данной строки. Итоговые результаты первого квадранта характеризуют:

— по столбцу – количество разработанных в подразделении показателей, используемых для формирования показателя данного столбца;

— по строке – степень использования данного показателя в формировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения.

II-й квадрант отражает выход разработанных в данном подразделении документов и показателей по потребителям. Каждый столбец II-го квадранта отражает степень заполнения документов или их частей, разрабатываемых в подразделении и передаваемых другим. Соответственно, строки II-го квадранта характеризуют распределение показателей из данных документов по подразделениям – потребителям. Итоговый столбец II-го квадранта отражает количество показателей передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использование показателей или документов данного подразделения во всех других подразделениях.

Наименование столбцов III-го квадранта совпадает с наименованием столбцов I-го квадранта. Содержание строк этого квадранта – входящие документы и показатели в разрезе подразделений – поставщиков. Столбцы III-го квадранта характеризуют использование получаемых от других подразделений сведений для формирования новых показателей или документов. Соответственно, строки III-го квадранта характеризуют использование поступающих документов и показателей в данном подразделении. Итоговый столбец III-го квадранта характеризует применимость поступающих показателей, а итоговая строка – количество входящих показателей для формирования показателя I-го квадранта или простую их переписку в другой документ.

В IV-ом квадранте содержание строк совпадает с III-м квадрантом, а содержание столбцов – со II-м. IV-й квадрант характеризует передачу данным подразделением поступающих документов другим подразделениям.

Левый вспомогательный раздел отражает признаки, являющиеся составными элементами структуры показателей каждого из документов, которые разрабатываются или поступают в данное подразделение. Каждый отдельный столбец этого раздела характеризует применяемость признака в различных документах и показателях (разрабатываемые и поступающие) данного подразделения. Строка отражает набор тех признаков, которые включаются в каждый из документов данного подразделения.

Левый вспомогательный раздел в свою очередь делится на две части А и Б. Подраздел А отражает те признаки, которые имеются в разрабатываемых данным подразделением документах. Подраздел Б отражает признаки поступающих документов.

Нижний раздел содержит сведения об исполнителях, осуществляющих разработку документов и показателей.

Правый раздел содержит обобщающую характеристику разрабатываемых показателей модели.

Для анализа потока информации, c целью выработки рекомендаций по его улучшению, можно использовать формализованный метод, основанный на применении теории графов.

Если структурные компоненты (элементы) потока x₁,x₂,…,x_n сопоставить вершинам графа x₁,x₂,…,x_n и каждую пару вершин x_i и x_j соединить дугой, идущей от x_i к x_j в том и только в том случае, когда компонента x_i является входом компоненты x_j, то получится схема, называемая информационным графом. Информационный граф может быть построен для уровня документов, уровня показателей и синтетического уровня (документы и показатели).

Пользуясь известными свойствами графов, можно выявить ряд важных характеристик схем потоков информации. Для этого образуем матрицу А с n строками и k столбцами А=║a_ij║, где

		0, если xi не соединяется с xj 1, если xi соединяется с xj

 

 

 

Если G – информационный граф и А – его матрица смежности, то элемент a ^(λ) _ij матрицы А^(λ) , полученной возведением матрицы А в степень λ, равен числу различныых путей длиной λ, идущих от вершин x_i и x_j.

Последовательность матриц А¹, А²,…, А^N и матрица позволяют выявить следующие свойства схемы потока информации:

Свойство1. Порядок π_j компоненты xj формально определяется соотношением

 

δ ^j (λ ≤ π_j) >0;

δ ^j (λ = π_j+1) =0 ,

 

где δ ^j (λ) – сумма элементов j-го столбца матрицы А^j; π_j – номер такта (длина наибольшего пути, связывающего x_i с x_j), к которому «готовы» все составляющие элементы потока x_i к x_j.

Свойство 2. Число (максимум находится по всем компонентам потока) называется порядком информационного графа. Для N справедливо соотношение А^N ≠ 0 и А^N+1 = 0. Соответствующая схема потока называется N-тактичной.

Свойство 3. Признаком контура (ошибка обследования) служит появление ненулевых элементов на главной диагонали любой из матриц А^λ.

Свойство 4. Равенство нулю суммы элементов j-го столбца матрицы смежности А служит признаком формального выделения исходных компонент. Сумма этих элементов равна числу компонент, входящих в x_j.

Свойство 5. Аналогично свойству 4, равенство нулю суммы элементов строки матрицы А служит признаком для выделения выходных функциональных результатов, а сумма этих чисел равна числу компонент, в которые входит x_j.

Свойство 6. Если при некотором i=j одновременно δ _j (λ=1)=0 и δ _i (λ=1)=0, то к рассматриваемой схеме потока информации эта компонента отношения не имеет (ошибка обследования).

Свойство 7. Число путей длины λ от компоненты x_i к x_j определяется элементом a ^(λ) _ij матрицы А^λ.

Свойство 8. Число всевозможных путей от компоненты x_i к x_j определяется элементом δ_ij матрицы δ=.

Свойство 9. Отличные от нуля элементы j-го столбца матрицы δ указывают все компоненты, участвующие в формировании x_j, а ненулевые элементы i-той строки матрицы δ указывают все элементы, при формировании которых используется элемент x_j.

Свойство 10. Номер такта t_j, после которого может быть “погашен” во внешней памяти элемент x_i, равен максимальному значению порядка элемента, для которого элементы i-й строки матрицы А отличны от 0.

Свойство 11. Число тактов, в течение которых компонента «хранится» во внешней памяти, равна θ_i=τ_i – π_i.

Формальное преобразование описанной модели с помощью ЭВМ позволяет выявить ряд характеристик, важных как для реализации потока, так и для последующего программирования процедур переработки информации:

а) определить последовательность решения задач, установив порядок (ранг) π_j каждой задачи;

б) выделить активные и пассивные компоненты потока относительно операторов управления;

в) выявить дублирующую информацию и связи;

г) подготовить данные для расчета памяти ЭВМ и организации работы системы.