Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства

ЛАБОРАТОРНЫЕ РАБОТЫ ПО MS OFFICE ACCESS.

Введение

В современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access 2007, входящую в пакет Microsoft Office. Основное назначение Access - дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic.

Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импорти­руются и экспортируются из одного приложения в другое.

Методические указания включают в себя пять лабораторных работ, инди­видуальные задания и перечень контрольных вопросов. Индивидуальные задания выполняются студентами самостоятельно и оформляются в виде отчета о лабораторных работах.

Содержание отчета:

1. Титульный лист (см. Приложение).

2. Постановка задачи (формулировка индивидуального задания).

3. Ход разработки базы данных (подробное описание действий, выполненных при разработке базы данных).

4. Заключение (основные итоги и выводы, предложения и рекомендации по использованию полученных результатов в практической деятельности).

5. Библиографический список.

6. Приложения (таблицы, схема данных, формы, запросы и отчеты, созданные при разработке базы данных).

7. Оглавление (автоматическое)

 

Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц.

 

База данных (БД) - упорядоченная совокупность данных, предназначен­ных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД)¹.

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы — предназначены для упорядоченного хранения данных.

2. Запросы — предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

3. Формы - предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты - используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным - предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы - используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули - предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

 

Типы данных

Тип	Описание
Текстовый	Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, - 255
Поле MEMO	Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов
Числовой	Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Раз­мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков
Дата/Время	Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат даты
Денежный	Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков
Счетчик	Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных использу­ются в качестве ключевых полей таблицы
Логический	Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.»
Поле объекта OLE	Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя
Гиперссылка	Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок
Мастер подстановок	Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

 

Создание базы данных

2. Нажмите на кнопку «Новая база данных» 3. Задайте имя новой базы данных - «Записная книжка.accdb». 4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

Лабораторная работа № 3 Отбор данных с помощью запросов

Запросы являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы… Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными являются… 1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены запросы?

2. Какие виды запросов вы знаете?

3. С помощью чего можно создавать запросы?

4. Для чего используют запрос с параметром?

5. Как можно сделать вычисления в запросах?

6. Что означает запись в условии запроса « =50»?

 

Лабораторная работа № 4 Использование форм в базе данных

Формы - это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

· при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

· разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

· вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

· в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание —> панель инструментов Формы —> Другие формы —> Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы, Менеджеры.

5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор —> панель инструментов Элементы управления).

9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).

 

Рис. 9. Создание кнопок на форме

 

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

13. Мастер топок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18. Добавьте еще одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь.

20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.

22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.

23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

13. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения

26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать.

27. В диалоговом окне Создание (рис. 10) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.

 

Рис. 10. Задание имени кнопочной формы

 

28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рис. 11). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

 

Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм

13. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 12).

 

Рис. 12. Создание кнопок на форме

 

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.

Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».

33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть.

34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.

 

Рис.13 Главная кнопочная форма

 

35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.

36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access (рис. 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра- «кнопочная форма».

Рис. 14. Задание параметров Access 37. Покажите работу преподавателю.

 

Контрольные вопросы

2. Для чего предназначены формы?

3. Почему форма является незаменимым средством в БД?

4. С помощью чего можно создавать формы?

5. На основе чего можно создавать формы?

6. Как создать кнопку на форме?

7. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?

4. Как создать главную кнопочную форму?

 

Лабораторная работа № 5 Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

· с помощью Мастера отчетов;

· на основе таблиц или запросов;

· в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание —> панель инструментов Отчеты —> Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

 

Рис. 15 Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание —> панель инструментов Отчеты —> Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

 

 

 

Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).

 

Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

 

 

Рис. 18. Вычисление итоговых значений суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

16. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?

4. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

3. Как в Access напечатать почтовые наклейки?

 

Задания для самостоятельного выполнения

Вариант 1

1. Разработайте базу данных «Электронная библиотека», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Книги — шифр книги (ключевое поле), автор, название, год издания, количество экземпляров.

Читатели — читательский билет (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, адрес.

Выданные книги - шифр книги, читательский билет, дата выдачи, дата возвращения, дата фактического возвращения.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите все книги, выпущенные с 1990 по 2007 годы.

4. Создайте запрос с параметром для отбора книг определенного автора.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 2

1. Разработайте базу данных «Продуктовый магазин», которая состоит из четырех таблиц со следующей структурой:

Товары - код товара (ключевое поле), наименование товара, количество товара.

Поступление товаров - код товара, дата поступления, цена приобретения товара за единицу, код поставщика.

Продажа товаров - код товара, месяц продажи, проданное количество за месяц, цена продажи товара.

Поставщики- код поставщика (ключевое поле), название поставщика, адрес поставщика, телефон поставщика.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите товары, цены которых от 100 до 450 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора товаров, проданных в определенном месяце.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 3

1. Разработайте базу данных «Сессия», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Студенты - шифр студента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, курс, группа.

Экзамены - шифр студента, дата, шифр дисциплины, оценка.

Зачеты - шифр студента, дата, шифр дисциплины, зачет.

Дисциплины - шифр дисциплины (ключевое поле), название дисциплины, количество часов.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите студентов, сдавших экзамен на 4 или 5.

4. Создайте запрос с параметром для отбора студентов, получивших или не получивших зачет.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 4

1. Разработайте базу данных «Оптовый склад», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Склад - код товара, количество, дата поступления.

Товары - код товара (ключевое поле), название товара, срок хранения.

Заявки - код заявки (ключевое поле), название организации, код товара, требуемое количество.

Отпуск товаров - код заявки (ключевое поле), код товара, отпущенное количество, дата отпуска товара.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите товары, количество которых от 50 до 200 штук.

4. Создайте запрос с параметром для отбора товаров, поступивших на склад какого-либо числа.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 5

1. Разработайте базу данных «Абитуриенты», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Анкета — номер абитуриента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, дата рождения, оконченное среднее учебное заведение (название, номер, населенный пункт), дата окончания учебного заведения, наличие красного диплома или золотой / серебряной медали, адрес, телефон, шифр специальности.

Специальности - шифр специальности (ключевое поле), название специальности.

Дисциплины — шифр дисциплины (ключевое поле), название дисциплины.

Вступительные экзамены - номер абитуриента, шифр дисциплины, экза­менационная оценка.

2. Установите связи между таблицами.

3. Составьте запрос для отбора студентов, сдавших экзамены без троек.

4. Создайте запрос с параметром для отбора студентов, поступающих на определенную специальность.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

 

Вариант 6

1. Разработайте базу данных «Транспортные перевозки», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Транспорт — марка автомобиля, государственный номер (ключевое поле), расход топлива.

Заявки - код заявки (ключевое поле), дата заявки, название груза, количество груза, пункт отправления, пункт назначения.

Доставка — № п/п, дата и время отправления, дата и время прибытия, код заявки, государственный номер автомобиля, пройденное расстояние.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите заявки с количеством груза от 100 до 500 кг.

4. Создайте запрос с параметром для отбора транспорта по марке автомобиля.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант № 7

1. Разработайте базу данных «Прокат спортивного оборудования», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Клиенты — код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, телефон, адрес, паспортные данные, залог.

Склад - код оборудования (ключевое поле), название, количество, залоговая стоимость, остаток.

Прокат - № п/п, клиент, оборудование, дата выдачи, срок возврата, отметка о возврате, оплата проката.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора оборудования с залоговой стоимостью от 10000 до 50000 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора клиентов, возвративших оборудование.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 8

1. Разработайте базу данных «Банк», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:

Клиенты — код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, паспорт, телефон, адрес, заработная плата.

Виды кредитов- код кредита (ключевое поле), название кредита, процентная ставка, условия предоставления.

Предоставленные кредиты - № п/п, клиент, кредит, дата предоставления, срок, дата возврата, сумма, отметка о возврате.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора клиентов, взявших кредит от 500 ООО до 1 ООО ООО руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора кредитов по процентной ставке.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 9

1. Разработайте базу данных «Туристическая фирма», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Клиенты — код клиента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, телефон, адрес, паспорт.

Сотрудники - код сотрудника (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, должность, телефон, адрес, паспортные данные.

Туристические маршруты - код маршрута (ключевое поле), название, описание маршрута, страна, стоимость путевки, количество дней, вид транспорта.

«Заказы» - код заказа (ключевое поле), клиент, маршрут, сотрудник (ме­неджер, оформивший заказ), дата, отметка об оплате.

2. Установите связи между таблицами.

3. Создайте запрос для отбора маршрутов со стоимостью от 10000 до 20000 руб.

4. Создайте запрос с параметром для отбора клиентов, выбравших определенный вид маршрута.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.

Вариант 10

1. Разработайте базу данных «Поликлиника», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:

Врачи- код врача (ключевое поле), ФИО, должность, специализация, стаж работы, адрес, телефон.

Болезни - № п/п (ключевое поле), название заболевания, рекомендации по лечению, меры профилактики.

Пациенты - код пациента (ключевое поле), ФИО, адрес, телефон, страховой полис, паспорт.

Диагноз - № п/п (ключевое поле), пациент, заболевание, лечащий врач, дата обращения, дата выздоровления.

2. Установите связи между таблицами.

3. С помощью запроса отберите врачей-стоматологов и ортопедов.

4. Создайте запрос с параметром для отбора пациентов с определенным видом заболевания.

5. Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.