Реферат Курсовая Конспект
В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач - раздел Домостроительство, Углту Кафедра Информационных Технологий И Моделирования ...
|
УГЛТУ Кафедра ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МОДЕЛИРОВАНИЯ |
Курс лекций по «Деловой информатике» |
МАКАРОВА О.М. |
Екатеринбург |
В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач:
- работа с документами;
- управление работами.
При этом для решения офисных задач применяется программное обеспечение двух видов.
Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологий: например, управления проектами, документооборотом (MP, Outlook, Schedule+).
Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера.
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Как только человек научился писать, он начал создавать документы.
Документом называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет определить автора или лицо, утвердившее документ.
Любое административное действие сопровождается документами. С появлением документом началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Первым и явным признаком плохой организации работы является постоянный поиск нужных документом и их авторов. Поэтому помимо работы с отдельным документом важным вопросом является организация системы делопроизводства.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет автор с учет выполняемой им работы, и в этом его возможности безграничны. Документы – это не только письма, тексты. Документ может включать в себя графики, таблицы, расчеты… К документам можно отнести презентации, БД и любые другие файлы, если их содержание, оформление, защита отвечают предъявляемым требованиям.
Что касается типов документом, то они могут быть систематизированы следующим образом:
Документы | ||
Носитель | Содержание | Разработчик |
Бумажные | Первичные | Внутренние |
Магнитные | Сводные | Внешние |
С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (твердые копии), так и документы, созданные и хранящиеся на магнитном носителе.
С точки зрения содержания: первичными будем называть документы, содержащие исходные данные, а сводными – такие, в которые вводятся данные из первичных документов.
В зависимости от разработчика внутренним называют документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними – документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы:
документы по общим и административным вопросам (общие вопросы руководства) – эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.
документы по функциям управления –составляют работникифинансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются
по наименованию - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. – их оформление унифицировано, но по содержанию могут быть разными:
по месту составления – внутренние, внешние;
по содержанию – простые (посвящены одному вопросу), сложные;
по форме – индивидуальные - содержание имеет свои особенности, (докладная записка), трафаретные (часть отпечатана, а часть заполняется при составлении), типовые (для групп предприятий)
по срокам исполнения - срочные, несрочные (срок не установлен);
по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся интересов одного лица и являющиеся именными;
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный первый раз.
Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке должностным лицом.
Выписка – указывается из какого документа. Правильность подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Дубликат – имеет одинаковую юридическую силу с подлинником (пометка «дубликат»).
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
Документы состоят из отдельных элементов – реквизитов. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, доказательством, подтверждением конкретных фактов, явлений. Постановлением Госстандарта России принят и введен в действие с 03.03.2003 ГОСТ Р 6-30.2003 УС организационно – распорядительной документации. В новом государственном стандарте 30 реквизитов.
ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
прохождение внутренних документов организуется в соответствии с общим порядком обращения документов. Внутренние документы регистрируются после рассмотрения (подписания их руководством). После согласования со структурными подразделениями подписываются руководителем, размножаются.
УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Объем документооборота – это кол-во документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период. Учет документооборота организуется для установки условного объема обрабатываемой информации, загрузки подразделений и сотрудников.
При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации. Отдельно подсчитывают входящие, исходящие, внутренние документы.
А.Н.Смирнову
Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного
Лесотехнического Университета
проф. В.Н.Старжинскому.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»
Г.Н.Некрасову
Скатерный пер., д 22,
Москва, 103030
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву
ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
Г. Новосибирск, 630102
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»
Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ
Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.
Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.
Герб РФ
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
Или может быть бланк конкретного
должностного лица. Например, зам. министра)
Справочные данные организации
Заголовок письма
(начинается с предлогов «О» или «Об»)
ТЕКСТ
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя (или ФИО и номер телефона)
Пример оформления внешней докладной записки
Министерство Генеральному директору
образования РФ Завода точного машиностроения
И.И.Петрову
Свердловское областное
управление народного образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2010 №15
г. Екатеринбург
О проверке технического состояния
жилых помещений базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности базы отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2010 г.,….
Зав.районо Подпись Н.И.Пирогова
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта. Эти записки используют те же реквизиты, что и внутренние докладные и подписываются составителем.
Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие. Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую, выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (могут быть указаны присутствующие лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два – три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо с полей с прописной буквы пишется слово «Составлен»и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель:_____________(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1._________(должность, фамилия, инициалы)
2.
3.
Присутствовали 1._________(должность, фамилия, инициалы)
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают кол-во составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
Й экз. направлен в Минэкономики России
Й экз. направлен в МПС России
Й экз. в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я.Клюкин
Члены комиссии Подпись В.Н.Кириллов
Подпись В.В.Иванов
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ОГЛАВЛЕНИЕ
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 2
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.. 2
ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 2
РАБОТА С ПЕРВИЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ.. 3
СОЗДАНИЕ ОРИГИНАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 3
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.. 3
СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ.. 3
ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ.. 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 4
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 4
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ.. 5
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 5
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.. 6
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ.. 6
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ.. 6
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.. 7
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.. 7
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.. 14
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИИ.. 15
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 15
РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ.. 15
ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 15
ПРОХОЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.. 16
УЧЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 16
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.. 16
ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.. 17
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.. 17
ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 19
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 20
ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ.. 22
РЕКОМЕНДАЦИИ ПРИ ПЕЧАТАНИИ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.. 24
ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО - ДЕЛОВОГО СТИЛЯ.. 24
УПОТРЕБЛЕНИЕ ПРОПИСНЫХ И СТРОЧНЫХ БУКВ.. 24
НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ.. 24
ОФОРМЛЕНИЕ ДАТ И ЧИСЕЛ В ДОКУМЕНТАХ.. 25
АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА.. 25
ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ОФИСА: 25
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное) 30
– Конец работы –
Используемые теги: каждом, офисе, всем, многообразии, видов, деятельности, можно, выделить, Два, основных, типа, задач0.142
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач
Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов