Информационно-справочные документы организации - раздел Образование, Обработка внутренних документов. 34
Процессы Принятия Управленческих Решений И Сами Решения Доку...
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами.Совещание проводиться по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.
Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.
Как и всякий управленческий документ, протокол имеет установленный порядок оформления. Форма протокола может быть полной и краткой. Для доведения решений совещания до исполнителей издается отдельный документ, называемый «Решение». В учреждениях, действующих на основании единоначалия, решения коллегиальных органов проводятся приказами. В некоторых случаях может потребоваться документ, называемый «Выписка из протокола».
Протокол оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года. Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих больше десяти, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника. Если на совещании предстоит обсуждать вопросы, для решения которых необходимо наличие кворума, то перед записью о количестве присутствующих необходимо указать общее количество полномочных членов совещательного органа, например:
Общее количество, членов Ученого совета - 32 человека
Присутствует - 26 человек (регистрационный лист прилагается).
Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.
Если ход совещания стенографируется или записывается на диктофон.
Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ГОЛОСОВАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Выписка из протокола оформляется так же, как и выписка из приказа.
Структура полного протокола
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
Дата № _____
Наименование управляющего органа
Председатель: И.О. Фамилия
Секретарь: И.О. Фамилия
Присутствовали:
Перечень: И.О. Фамилия...
Приглашенные (если имелись):
Перечень: И.О. Фамилия...
Повестка дня:
1. Текст
2. Текст...
1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления содержание выступления
И.О. Фамилия содокладчика
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Текст решения
1.2. Текст решения
2. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия основного докладчика - содержание выступления
И.О. Фамилия содокладчика - содержание выступления
ПОСТАНОВИЛИ
2.1. Текст решения
2.2. Текст решения
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В дело №_ Подпись исполнителя Дата
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.
В заголовочной части документа указываются следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения предприятия, в котором составлен акт, название документа («Акт»), краткий заголовок к тексту, дата, номер. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу».
Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть. Во вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий, например:
Комиссия в составе председателя Ю.И.Капранова и членов: П.В.Литвинова. И.Е.Потаповой. А.М.Плотникова составили акт приема-передачи принтера НР 412 инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.
Если акт составлен инициативной группой, то вводная часть может быть составлена в такой форме:
Мы, нижеподписавшиеся, В.В.Григорьев, О.С.Ким. З.И.Филимонова, составили акт о факте, получения травмы И.М.Соколовой в результате падения на обледеневшей участке улицы.
Структура акта
Наименование предприятия Утверждаю
Наименование отдела Должность
Подпись И.О.Ф.
АКТ
ДАТА №
Заголовок (чего, о чем)
Комиссия в составе председателя И.О.Ф. и членов И.О.Ф. составили акт (чего, о чем)
Основная часть текста
Председатель Подпись О.И.Ф.
Члены комиссии Подпись И.О.Ф.
В дело №
Подпись исполнителя, дата
В основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение. Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части. Акт может быть и внешним документом. Тогда дополнительно в документе указывается юридический адрес предприятия.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может составляться по инициативе составителя или по указанию руководства. Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние — руководителем. Заголовочная часть документа содержит реквизиты: наименование предприятие (для внешних), наименование структурного подразделения (для внутренних), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту. Текст документа имеет две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной составления документа, во второй приводятся мнение, выводы, предложения составителя по данному вопросу.
Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа,согласно резолюции.
Структура докладной записки
Наименование предприятия
Наименование отдела предприятия
Должность (кому предназначена)
И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Дата №________
Резолюция руководителя
Заголовок (о чем )
Текст
Должность подпись
В дело №________
Подпись исполнителя
И.О. Фамилия
Дата
Объяснительная записка –документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы ( проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой деятельности и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, поступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.
Справка — это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.
В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов:
1) подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы;
2) подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).
В первом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем. Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника, предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты. Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.
Глава Основные вопросы документирования организационной деятельности... Основные понятия и определения... Классификация документов...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Информационно-справочные документы организации
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Общее методическое руководство организацией документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив).
Постановлением Правит
Вопросы к главе
1. Документ. Документооборот. Делопроизводство.
2. Цель и задачи делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Документирование. Документоведение.
3. Входящие, исходя
Информационные связи предприятия
Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений и т. д. Каждое предприятие име
Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осущест
Обработка входящих документов
Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
- Прием документов или экспедиционная об
Отметка об исполнении;
Номер дела – заполняется в архиве
Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы могут быть распределе
Обработка исходящих документов
Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6.
Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного д
Обработка внутренних документов
Общая схема работы с внутренними документами представлена на рисунке 7.
Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:
Составление проекта документа
Номенклатура и формирование дел организации
Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.
Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
Хранение документов состоит из двух стадий: хранение документов в делопроизводстве (его называют также оперативным или текущим хранением) и в архиве. Оперативное хранение, в свою очередь, подраздел
Основные принципы автоматизации работы с документами
Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных вещей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы многих людей. Качественно другими
Вопросы к главе
1. Охарактеризуйте основные требования к организации документооборота на предприятии и схематично обозначьте основные потоки документов.
2. Персонал, занимающийся делопроизводством на пред
Основные правила составления документов
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру,
Юридическая сила документа
Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом эл
Язык управленческих документов
Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и достоверной (рисунок 6).
Состав
Вопросы к главе
1. Что такое реквизит. Перечислите обязательные реквизиты документов.
2. Что такое бланк документа. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов. К
Организация работы
Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразде
Вопросы к главе
1. Что такое устав. Какие разделы содержит текст устава. Охарактеризуйте каждый. Кто утверждает устав.
2. Что такое положение о подразделении. Какие разделы содержит текст положения о подр
Современное деловое письмо
Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, и
Вопросы к главе
1. Какие документы относятся к распорядительным. Дайте определение каждому.
2. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации). Каков поря
Унифицированные и специализированные формы первичного учета
Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все
Вопросы к главе
1. Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии.
2. Какую обязательную информацию должны содержать первичные учетные документы? Унифицированные формы первичного учет
Общие положения
"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый ка
Личное дело сотрудника
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключени
Трудовой договор
В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Трудовой договор— соглашение между работо
Вопросы к главе
1. Опишите группы документов по работе с кадрами. Какие документы должен предъявить поступающий на работу?
2. Что такое трудовой договор, и какие стороны участвуют при составлении трудовог
Ведение трудовой книжки работника
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отве
Учет и хранение трудовых книжек
В соответствии с п. 40 Правил каждая организация обязана с целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вести:
а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудово
Вопросы к главе
1. Нормативные документы, обеспечивающие ведение трудовых книжек. Правила внесения записей в трудовую книжку.
2. Какие сведения заносятся в трудовую книжку?
3. Оформление титульно
Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
Трудовой кодекс Российской Федерации дает определение перевода — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора - и устанавливает следующие вид
Комплекс документов по оформлению отпусков
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность так
Комплекс документов по оформлению поощрений работников
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 119) работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Трудовой кодекс РФ предусматривает
Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
Дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ являются правом работодателя — юридического лица. Его единоличным исполнительным органом является руководитель орг
Комплекс документов по оформлению аттестации работников
Под аттестацией понимается процедура определения соответствия работников занимаемой должности. Как правило, аттестация предусматривает оценку сотрудника непосредственным и вышест
Комплекс документов по оформлению служебных командировок
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление ком
Комплекс документов по оформлению увольнения
В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового договора.
Основанием прекращения трудового договора может являться согл
Вопросы к главе
1. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению перевода на другую работу.
2. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению отпусков.
3. К
Условия игры
1. В игре предложено пять вариантов организаций, которые осуществляют финансово-хозяйственную деятельность на местном рынке. На основании организационных структур и миссии составляется Устав органи
Подготовка игры
Руководитель игры:
1. Распределяет участников игры по вариантам.
2. Дает информацию по организациям в соответствии с предложенными вариантами.
3. Перед каждым блок
Сценарий игры
Руководитель игры знакомит участников с целью игры и проводит краткий инструктаж по каждому из предложенных заданий.
В зависимости от количества технических средств участники делятся на по
Исходные данные по организациям
Вариант 1. ООО «Твой компьютер». Сеть магазинов
Миссия компании: Реализация компьютерной и цифровой техники оптом и в розницу юридическим и физическим лицам
Список использованных источников
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. 2-е издание, пе
Общие положения
1.1. Индивидуальное частное предприятие именуемое в дальнейшем (название предприятия), учреждено гражданином РФ (Фамилия, имя, отчество) и принадлежит ему на праве частной собственности.
1
Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
2.1. Предприятие создается с целью удовлетворения потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах, оказания помощи в осуществлении программы жилищного строительства, обеспечения з
Органы управления и контроля, их компетенция
3.1. Текущее управление Предприятием осуществляется директором, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Учредителем. В этом случае между Учредителем и директором заключается договор (
Порядок распределения прибыли и формирования фондов
4.1. Имущество Предприятия формируется за счет вкладов Учредителя, доходов, полученных от реализации произведенных продукции, работ, услуг, доходов от выпуска ценных бумаг, кредитов банка, других
Гарантии работникам Предприятия
5.1. Трудовой коллектив Предприятия составляют все граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора. Отношения работника и Предприятия, возникшие на основе трудо
Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
6.1. Прекращение деятельности Предприятия может осуществляться в виде его ликвидации или реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования).
6.2. Ликвидация или
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на «____»______200__г.
Наименование служб и должностей
Кол-во штатных единиц
Должностной оклад (руб.)
Месячный фонд з
Общие положения
В этом разделе указываются:
1.1 Категория должности ( по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители)
1.2 Квалификационные т
II.Функциональные обязанности работника
В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В качестве основы
I V. Персональная ответственность
Этот раздел регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав на порученном ему участке работы, что основ
Предмет договора
1.1. Работник обязуется выполнять работу по должности (указать должность) с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы
Обязанности и права Работника
2.1. Работник обязуется:
2.1.1. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим трудовым договором.
2.1.2. Соблюдать Правила внутреннего трудовог
Обязанности и права Работодателя
3.1. Работодатель обязуется:
3.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего трудового догов
Конфиденциальность (коммерческая тайна).
6.1. Работник обязуется в течение срока действия настоящего Договора и после его прекращения в течение трех лет соблюдать конфиденциальность коммерческой информации (коммерческую тайну), полученн
Заключительные положения
7.1. Расторжение прекращение настоящего Договора производится в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде.
7.2. Условия настоящего Договора Стороны признают конфиденци
Предмет договора
1. 1. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в п. 1.2. настоящего договора, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.
1.2. Исполнитель выполняет следующие усл
Права и обязанности сторон
2.1. Исполнитель обязан выполнить работу лично, оказав услуги с надлежащим качеством, в полном объеме и в срок, указанный в п.1.4 настоящего договора.
2.2. Заказчик обязан оплатить работу
Заключительные положения
3.1. Стороны вправе в любое время вносить изменения и дополнения в настоящий договор в письменной форме в виде дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами
3.2. Стороны несут
Акт приема-сдачи оказанных услуг
по договору №____ от "_____"______200___г. между организацией (наименование организации) и гражданином (Фамилия, Имя, Отчество):
г.
ПРЕТЕНЗИЯ
«____»__________200___года я предоставил Вам автомобиль марки__________ (государственный №_____________, номер двигателя________, номер кузова________, номер шасси__________) для проведения ремонта
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов