рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры
- Раздел Образование
- /
- Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
Реферат Курсовая Конспект
Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов - раздел Образование, Обработка внутренних документов. 34 Отличительной Особенностью Бухгалтерских Документов Является...
Отличительной особенностью бухгалтерских документов является то, что подчистки и неоговоренные исправления в них не допускаются. При наличии ошибки неправильный текст или сумма не замазывается корректирующей жидкостью, как это делается в других документах, а зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Аналогично оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчётности.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.Востальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправления. При подписании указывается дата внесения исправлений.
Особенности составления и хранения бухгалтерских документов отражаются в инструкции по делопроизводству организации. В бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, выделяется лицо, ответственное за сохранность документов. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив. Формирование дела начинается сразу после наступления нового года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка.
В бухгалтерских книгах в начале года предварительно (при отсутствии записей) нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кассовые книги формы КО-4 и формы 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним формы Т-9 должны быть пронумерованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в формах КО-4 и 440 — заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера; форма Т-9 подписывается руководителем учреждения.
На обложке каждого заводимого дела указывается наименование учреждения, предприятия или фирмы. При наличии официально признанного сокращенного наименования организации употребляется её сокращенное название. Затем с новой строки пишется наименование структурного подразделения — Бухгалтерия. Под ним в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 02-40, где 02 означает индекс бухгалтерии, а 40 — порядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок переносится полностью из номенклатуры на обложку дела. Обязательно проставляется год, за который группируются в деле документы. В нижней части обложки дела указывается срок хранения. При постоянном сроке хранения пишется: «Хранить постоянно».
Все правила формирования дел, описанные выше, должны соблюдаться и при формировании дел в бухгалтерии. В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, т.е. накопительные ведомости, вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшюрованы. Если документов немного, то их брошюровку можно производить таким образом, чтобы документы за три месяца были подшиты в одну папку.
В дело включаются документы за один календарный год. Однако книги бухгалтерского учета (при наличии в них по истечении года свободных листов) могут быть использованы для записей операций следующего года. В этом случае книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила составляет переходящие дела.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, появившимися в процессе решения вопроса. В случае, когда приложение имеет большой объем, его формируют в отдельный том.
Бухгалтерская документация обычно группируется по хронологическомупринципу. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в один том могут быть включены документы за квартал или календарный год. При этом документы за каждый месяц отделяются от документов следующего месяца листом бумаги с указанием месяца.
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по фамилиям в алфавитном порядке.
Оправдательные документы формируются отдельно от регистров учета. Документы, относящиеся к определенному учетному регистру, группируются отдельно.
Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются последовательно в соответствии с их номерами. Аналогично группируются квитанции, накладные и другие подобные документы.
Сформированные дела хранятся в бухгалтерии до передачи их в архив организации. При этом сохранность бухгалтерских документов обеспечивает главный бухгалтер. Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений недопускается. Бухгалтерские дела могут быть предоставлены им только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Документы изымаются в присутствии должностных лиц организации, у которой осуществляется изъятие, что оформляется протоколом, копия которого вручается соответствующему должностному лицу этой организации под расписку. Составляется специальная опись изъятых документов, в которой отражается их содержание.
По окончании текущего года документы хранятся в бухгалтерии еще год. В этот период к ним могут довольно часто обращаться за справками. Работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения.
Если архива в организации нет, бухгалтерия хранит свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.
Подготовка бухгалтерских документов к хранению осуществляется в соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и документе, носящем название «Государственная система документационного обеспечения управления». Требования, предъявляемые к подготовке документов к хранению, описаны выше.
Сроки хранения различных бухгалтерских документов представлены в таблице 8.
В соответствии с Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), постоянному хранению подлежат следующие бухгалтерские документы:
- сводные годовые отчеты и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);
- годовой (сводный) отчет о финансовых результатах и их использовании;
- сводные годовые отчеты и годовые отчеты по финансированию;
- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
- аудиторские заключения;
- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;
- налоговые декларации;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;
- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчеты)по оценке и переоценке основных фондов, по оценке стоимости имущества и др.;
- паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счёта по учету основных фондов.
Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.
Для бухгалтерских документов временного (менее 10 лет) хранения срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного Дела, но не менее 5 лет. Дела временного (до 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Срок хранения Документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Дела постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.
Бухгалтерия как структурное подразделение представляет в ведомственный архив опись дел через год после их завершения делопроизводством. Опись дел для бухгалтерии подписывается составителямс указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы организации и утверждается главным бухгалтером.
Таблица 8 - Сроки хранения бухгалтерских документов
| № | Документы | Срок хранения и номер статьи по Перечню* | Примечание |
| Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии | До минования надобности, ст. 19а | - | |
| Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии | До замены новыми, ст. 38, 56 | ||
| Бухгалтерские отчеты по бюджету, спецсредствам, капитальным вложениям и заключения балансовой комиссии по отчетам. Годовые | Постоянно, ст. 303а | ||
| Тоже. Квартальные | *** | При отсутствии годовых отчетов – постоянное хранение | |
| Тоже. Месячные | *** | - | |
| Главная книга и журналы-ордера | *** | ** | |
| Книга регистрации выдачи доверенностей | *** | ||
| Книга учета бланков удостоверений, квитанций и т.д. | |||
| Вспомогательные книги и карточки системного и внесистемного учета | *** | ** | |
| Картотека (книги) балансовых счетов | *** | - | |
| Журнал (книга) регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений и др.. | *** | ||
| Контрольные книги, журналы и ведомости | *** | ||
| Кассовая книга | *** | ||
| Картотека (книга) учета кредитов, текущих счетов и расчетов с учреждениями | *** | ||
| Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка | *** | ||
| Корешки и копии ордеров, счетов-фактур, накладных, квитанций, чековых книжек | *** | ||
| Вспомогательные книги, не имеющие учетного характера (срочные, транспортные, грузовые, весовые, накладные, страховые и т.д.) | *** | ||
| Картотека (книги) подотчетных лиц | *** | - | |
| Оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам | *** | ||
| Ведомости на выдачу зарплаты сотрудникам | *** | ||
| Лицевые счета сотрудников | 75лет, ЭПК, ст. 311 | — | |
| Договоры, соглашения и контракты (хозяйственные, операционные, трудовые) | 5 лет, ст. 337 | По истечении срока действия договора | |
| Реестры счетов к оплате | *** | - | |
| Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по различным удержаниям из заработной платы | *** | ||
| Документы по государственному социальному страхованию и документы, оплаченные за счет средств социального страхования | *** | ||
| Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности и заключения по ним | *** | ||
| Документы (протоколы, описи, ведомости и др.) по инвентаризации зданий и сооружений - | 10 лет | ||
| Инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии и другие документы по инвентаризации имущества и материалов | ** | ||
| Картотека (книга) учета основных средств (зданий и сооружений) | 10 лет | ||
| Картотека (книга) учета основных средств связи (имущества и материалов) | *** | ||
| Паспорта зданий, сооружений и оборудования | 5 лет, ст. 331 | После ликвидации основных средств. Паспорта зданий, сооружений, памятников архитектуры, находящихся под охраной государства,— постоянное хранение | |
| Акты и переписка о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | * ** | ||
| Акты проверки начисления заработной платы | *** | ||
| Авансовые отчеты сотрудников по командировкам | *** | ** | |
| Акты по проверке кассы (наличие, приходы и расходы денежных сумм и других ценностей) | *** | ||
| Акты проверки правильности взимания налогов финансовыми органами | *** | ||
| Справки на получение льгот по налогам, предъявляемые в бухгалтерию | До минования надобности | Не менее трех лет | |
| Справки и переписка по расчетам за товары, получаемые в кредит | |||
| Переписка с центральными и местными финансовыми органами по вопросам бухгалтерского, оперативного и статистического учета и отчетности | *** | ||
| Переписка по кредиторской и дебиторской задолженности | *** | ||
| Картотека (журнал)регистрации входящих и исходящих документов | *** | ||
| Утвержденная номенклатура дел бухгалтерии, описи дел, сданные в архив, акты об уничтожении дел и другие документы по делопроизводству бухгалтерии | 5 лет |
Примечание:
* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
** При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
*** В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены временные сроки хранения документов не менее 5 лет.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
Обработка внутренних документов. 34
Глава Основные вопросы документирования организационной деятельности... Основные понятия и определения... Классификация документов...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Порядок исправления ошибок и хранения первичных бухгалтерских документов
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
| Твитнуть |
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Реклама
Информация в виде рефератов, конспектов, лекций, курсовых и дипломных работ имеют своего автора, которому принадлежат права. Поэтому, прежде чем использовать какую либо информацию с этого сайта, убедитесь, что этим Вы не нарушаете чье либо право.
© copyright 1999 - 2024 allRefs.net. Все права защищены. Страница сгенерирована за: 0.026 сек.
Новости и инфо для студентов