Учет и хранение трудовых книжек - раздел Образование, Обработка внутренних документов. 34 В Соответствии С П. 40 Правил Каждая Организация Обязана С Целью Учета Трудов...
В соответствии с п. 40 Правил каждая организация обязана с целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вести:
а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69);
б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Формы названных книг утверждены Минтрудом России и приложены к Правилам.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Эта книга ведется в бухгалтерии и содержит следующие графы:
1. Порядковый номер записи.
2. Число.
3. Месяц.
4. Год.
5. От кого получено или кому отпущено (указывается фамилия, инициалы, иногда должность лица, получившего трудовые книжки от бухгалтера или сдавшего бухгалтеру купленные трудовые книжки и вкладыши к ним).
6. Основание (наименование документа, свидетельствующего о факте покупки, его номер и дата).
7. Приход (количество купленных трудовых книжек с указанием их серии и номера).
8. Приход (количество купленных вкладышей с указанием их серии и номера).
9. Сумма (стоимость в рублях).
10. Расход (количество выданных бухгалтерией трудовых книжек с указанием их серии и номера).
11. Расход (количество выданных бухгалтерией вкладышей с указанием их серии и номера).
12. Сумма (стоимость в рублях).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь, с указанием серии и номера. Эта книга содержит 13 граф:
1) номер по порядку (проставляется порядковый номер записи);
2-4) дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее (число, месяц, год);
5) фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки;
6) серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее;
7) должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее;
8) наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
9) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника;
10) расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
11) получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.);
12) дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора);
13) расписка работника в получении трудовой книжки.
Книгу учета движения трудовых книжек, которая ведется до сих пор, надо вести до дня увольнения последнего работника, сведения о трудовой книжке которого внесены в книгу учета прежнего образца. Переписывать все прежние записи в книгу учета нового образца не надо.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них после заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
В конце каждого месяца ответственный за ведение трудовых книжек обязан представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них. К отчету обязательно прилагается приходный ордер кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее надо уничтожить и составить об этом акт. Для составления такого акта приказом руководителя создается комиссия во главе с председателем, которая составляет акт по приведенной ниже форме. Эта форма является рекомендуемой, т. к. она не унифицирована.
Правила особо подчеркивают, что за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
Работодатель в случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по своей вине, внесении в нее неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника обязан возместить последнему не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается фактический день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной, о чем делается запись в трудовую книжку. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя и соответствующая запись вносится в трудовую книжку.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Уведомление следует посылать на бланке письма организации. Ответственный за ведение трудовых книжек готовит проект такого письма, а подписывает его руководитель организации. Уведомление пересылается заказным письмом с обязательной отметкой о получении адресатом.
Со дня направления письма с уведомлением работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
При отказе работника получить трудовую книжку обязательно составляется акт, фиксирующий отказ работника. Форма его имеет произвольную форму, поскольку нет документа, который установил обязательность его составления и оформления, но если начнется судебное разбирательство, суд такой акт обязательно потребует. Подписать акт должны не менее трех работников организации, и лучше, если не все они будут работниками отдела кадров. Комиссия для составления акта не создается, поэтому его подписывают свидетели, находившиеся в отделе кадров в момент отказа получить трудовую книжку уволенным работником. Акт можно оформить следующим образом:
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, т. е. невостребованные трудовые книжки, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек.
Невостребованные трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых делается надпись: "Невостребованные трудовые книжки______штук". При изменении их количества запись уточняют. Если невостребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте. Каждый работник, на которого возложена ответственность за хранение трудовых книжек, знает, что хранятся они в сейфе, чтобы доступ к ним был только у него.
По истечении двух лет они передаются в архив организации (если он создан в организации, если архива нет, невостребованные трудовые книжки до истечения срока их хранения остаются в кадровой службе) и хранятся там в течение 50 лет.
В архив невостребованные трудовые книжки передаются в соответствии с требованиями к оформлению дел, принимаемых в архив. Они могут быть помещены в одно дело вместе с другими невостребованными документами: удостоверениями личности, военными билетами, которые вкладываются в конверт, подшиваемый в дело. Подшитые в дело конверты с вложенными в них невостребованными трудовыми книжками нумеруют. При этом сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждая трудовая книжка. Номера проставляются в верхнем левом углу простым карандашом. В конверте трудовые книжки располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Внутреннюю опись в дело с невостребованными трудовыми книжками помещать не надо, т. к. ее составление обязательно для документов, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
В конце дела перед внутренней стороной обложки помещают лист-заверитель, который заполняется по установленной форме. На нем цифрами и прописью указывают количество трудовых книжек, вложенных в конверт. Лист-заверитель подписывает его составитель. Если трудовая книжка по каким-либо причинам изымается из дела, это отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Конверты с трудовыми книжками помещаются в специальную обложку. На обложке обязательно указывают наименование организации, структурного подразделения (если оно есть), индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. Если дело с трудовыми книжками будет передаваться в государственный архив, на обложке должно быть предусмотрено место для его наименования и обозначения кодов государственного архива и организации. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое будет соответствовать количеству невостребованных трудовых книжек плюс номер, проставленный на конверте. Например, если в конверт вложено десять трудовых книжек, на обложке надо поставить цифру 11.
Невостребованные трудовые книжки включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, имеющую установленную форму (приложение 6). Заголовки дел в названной описи располагаются в следующей последовательности:
- приказы (распоряжения по личному составу);
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);
- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах. Он подписывается сотрудником, который его составил, заверяется начальником отдела кадров или ответственным за ведение делопроизводства по личному составу (инспектором, секретарем и др.) и представляется на рассмотрение экспертной комиссии организации. После этого опись согласуется с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается руководителем организации.
По истечении срока хранения невостребованных трудовых книжек на них составляется акт о выделении дел к уничтожению. Затем невостребованные трудовые книжки уничтожаются в соответствии с порядком, установленным для всех документов, срок хранения которых истек.
Если в организации нет архива, кадровая служба должна хранить невостребованные трудовые книжки в течение 50 лет, затем уничтожить в соответствии с правилами уничтожения невостребованных трудовых книжек, изложенных выше. Из этих правил исключается обязательность согласования акта на выделение дел к уничтожению с государственным архивом, если организация не заключила договор с государственным архивным учреждением.
Глава Основные вопросы документирования организационной деятельности... Основные понятия и определения... Классификация документов...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Учет и хранение трудовых книжек
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Общее методическое руководство организацией документационного обеспечения и архивного дела осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив).
Постановлением Правит
Вопросы к главе
1. Документ. Документооборот. Делопроизводство.
2. Цель и задачи делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Документирование. Документоведение.
3. Входящие, исходя
Информационные связи предприятия
Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений и т. д. Каждое предприятие име
Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осущест
Обработка входящих документов
Общая схема работы с входящими документами представлена на рисунке 5.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
- Прием документов или экспедиционная об
Отметка об исполнении;
Номер дела – заполняется в архиве
Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы могут быть распределе
Обработка исходящих документов
Общая схема работы с исходящими документами представлена на рисунке 6.
Проект документа составляется исполнителем, после получения им задания на подготовку того или иного д
Обработка внутренних документов
Общая схема работы с внутренними документами представлена на рисунке 7.
Подготовка и оформление исходящих документов включает в себя следующие этапы:
Составление проекта документа
Номенклатура и формирование дел организации
Систематизация исполненных документов и формирование дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.
Порядок хранения и подготовка документов к архивному хранению
Хранение документов состоит из двух стадий: хранение документов в делопроизводстве (его называют также оперативным или текущим хранением) и в архиве. Оперативное хранение, в свою очередь, подраздел
Основные принципы автоматизации работы с документами
Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных вещей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы многих людей. Качественно другими
Вопросы к главе
1. Охарактеризуйте основные требования к организации документооборота на предприятии и схематично обозначьте основные потоки документов.
2. Персонал, занимающийся делопроизводством на пред
Основные правила составления документов
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру,
Юридическая сила документа
Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом эл
Язык управленческих документов
Для успешного управления и выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть полной, доступной, оперативной и достоверной (рисунок 6).
Состав
Вопросы к главе
1. Что такое реквизит. Перечислите обязательные реквизиты документов.
2. Что такое бланк документа. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов. К
Организация работы
Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразде
Вопросы к главе
1. Что такое устав. Какие разделы содержит текст устава. Охарактеризуйте каждый. Кто утверждает устав.
2. Что такое положение о подразделении. Какие разделы содержит текст положения о подр
Информационно-справочные документы организации
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производст
Современное деловое письмо
Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, и
Вопросы к главе
1. Какие документы относятся к распорядительным. Дайте определение каждому.
2. Назовите группы приказов, которые могут издаваться на предприятии (в организации). Каков поря
Унифицированные и специализированные формы первичного учета
Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все
Вопросы к главе
1. Порядок составления и оформления первичных документов в бухгалтерии.
2. Какую обязательную информацию должны содержать первичные учетные документы? Унифицированные формы первичного учет
Общие положения
"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый ка
Личное дело сотрудника
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключени
Трудовой договор
В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Трудовой договор— соглашение между работо
Вопросы к главе
1. Опишите группы документов по работе с кадрами. Какие документы должен предъявить поступающий на работу?
2. Что такое трудовой договор, и какие стороны участвуют при составлении трудовог
Ведение трудовой книжки работника
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку работнику, отве
Вопросы к главе
1. Нормативные документы, обеспечивающие ведение трудовых книжек. Правила внесения записей в трудовую книжку.
2. Какие сведения заносятся в трудовую книжку?
3. Оформление титульно
Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу
Трудовой кодекс Российской Федерации дает определение перевода — изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора - и устанавливает следующие вид
Комплекс документов по оформлению отпусков
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность так
Комплекс документов по оформлению поощрений работников
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 119) работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Трудовой кодекс РФ предусматривает
Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
Дисциплинарные взыскания в соответствии с Трудовым кодексом РФ являются правом работодателя — юридического лица. Его единоличным исполнительным органом является руководитель орг
Комплекс документов по оформлению аттестации работников
Под аттестацией понимается процедура определения соответствия работников занимаемой должности. Как правило, аттестация предусматривает оценку сотрудника непосредственным и вышест
Комплекс документов по оформлению служебных командировок
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Оформление ком
Комплекс документов по оформлению увольнения
В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового договора.
Основанием прекращения трудового договора может являться согл
Вопросы к главе
1. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению перевода на другую работу.
2. Комплекс документов и формирование документооборота по оформлению отпусков.
3. К
Условия игры
1. В игре предложено пять вариантов организаций, которые осуществляют финансово-хозяйственную деятельность на местном рынке. На основании организационных структур и миссии составляется Устав органи
Подготовка игры
Руководитель игры:
1. Распределяет участников игры по вариантам.
2. Дает информацию по организациям в соответствии с предложенными вариантами.
3. Перед каждым блок
Сценарий игры
Руководитель игры знакомит участников с целью игры и проводит краткий инструктаж по каждому из предложенных заданий.
В зависимости от количества технических средств участники делятся на по
Исходные данные по организациям
Вариант 1. ООО «Твой компьютер». Сеть магазинов
Миссия компании: Реализация компьютерной и цифровой техники оптом и в розницу юридическим и физическим лицам
Список использованных источников
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. 2-е издание, пе
Общие положения
1.1. Индивидуальное частное предприятие именуемое в дальнейшем (название предприятия), учреждено гражданином РФ (Фамилия, имя, отчество) и принадлежит ему на праве частной собственности.
1
Предмет и цели деятельности. Права Предприятия
2.1. Предприятие создается с целью удовлетворения потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах, оказания помощи в осуществлении программы жилищного строительства, обеспечения з
Органы управления и контроля, их компетенция
3.1. Текущее управление Предприятием осуществляется директором, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Учредителем. В этом случае между Учредителем и директором заключается договор (
Порядок распределения прибыли и формирования фондов
4.1. Имущество Предприятия формируется за счет вкладов Учредителя, доходов, полученных от реализации произведенных продукции, работ, услуг, доходов от выпуска ценных бумаг, кредитов банка, других
Гарантии работникам Предприятия
5.1. Трудовой коллектив Предприятия составляют все граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора. Отношения работника и Предприятия, возникшие на основе трудо
Условия реорганизации и ликвидации Предприятия
6.1. Прекращение деятельности Предприятия может осуществляться в виде его ликвидации или реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования).
6.2. Ликвидация или
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
на «____»______200__г.
Наименование служб и должностей
Кол-во штатных единиц
Должностной оклад (руб.)
Месячный фонд з
Общие положения
В этом разделе указываются:
1.1 Категория должности ( по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители)
1.2 Квалификационные т
II.Функциональные обязанности работника
В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В качестве основы
I V. Персональная ответственность
Этот раздел регламентирует персональную ответственность работника за свою деятельность, правильное и своевременное использование предоставленных ему прав на порученном ему участке работы, что основ
Предмет договора
1.1. Работник обязуется выполнять работу по должности (указать должность) с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы
Обязанности и права Работника
2.1. Работник обязуется:
2.1.1. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него настоящим трудовым договором.
2.1.2. Соблюдать Правила внутреннего трудовог
Обязанности и права Работодателя
3.1. Работодатель обязуется:
3.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и настоящего трудового догов
Конфиденциальность (коммерческая тайна).
6.1. Работник обязуется в течение срока действия настоящего Договора и после его прекращения в течение трех лет соблюдать конфиденциальность коммерческой информации (коммерческую тайну), полученн
Заключительные положения
7.1. Расторжение прекращение настоящего Договора производится в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде.
7.2. Условия настоящего Договора Стороны признают конфиденци
Предмет договора
1. 1. Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в п. 1.2. настоящего договора, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.
1.2. Исполнитель выполняет следующие усл
Права и обязанности сторон
2.1. Исполнитель обязан выполнить работу лично, оказав услуги с надлежащим качеством, в полном объеме и в срок, указанный в п.1.4 настоящего договора.
2.2. Заказчик обязан оплатить работу
Заключительные положения
3.1. Стороны вправе в любое время вносить изменения и дополнения в настоящий договор в письменной форме в виде дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами
3.2. Стороны несут
Акт приема-сдачи оказанных услуг
по договору №____ от "_____"______200___г. между организацией (наименование организации) и гражданином (Фамилия, Имя, Отчество):
г.
ПРЕТЕНЗИЯ
«____»__________200___года я предоставил Вам автомобиль марки__________ (государственный №_____________, номер двигателя________, номер кузова________, номер шасси__________) для проведения ремонта
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов