Учетная система организации и ее роль в информационном обеспечении процессов управления

Управление относится к числу понятий, знакомых большинству людей с детства. В наиболее общем виде управление можно определить как действие, организующее и направляющее какие-либо процессы.

В XX в. сформировалась самостоятельная наука, изучающая об­щие принципы управления вне зависимости от области примене-

 

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

ния. Наука, изучающая общие законы управления в живой и нежи­вой природе, в технике и экономике, получила название «киберне­тика». Значительный вклад в ее развитие внес американский ученый Норберт Винер, которого называют «отцом кибернетики». Кибернетика исходит из одной схемы управления, характерной для всех его форм и видов (рис. 1.1).

 

СУБЪЕКТ	Управляющее	ОБЪЕКТ
УПРАВЛЕНИЯ	воздействие	УПРАВЛЕНИЯ
		Обратная связь

Рис. 1.1. Общая схема управления

Согласно этой схеме субъект вырабатывает управляющее воздей­ствие в виде команд, сигналов, которые передаются объекту. Объ­ект управления, воспринимая такое воздействие, изменяет свой об­раз действий в соответствии с переданным ему управляющим сигна­лом. О том, что объект принял и отработал команду, отреагировал на управляющее воздействие, субъект узнает, получая информацию в виде обратной связи. В зависимости от этой информации субъект вырабатывает новые управляющие воздействия либо признает удач­ным переданный ранее сигнал и на определенное время дает воз­можность объекту развиваться в указанном направлении.

Канал обратной связи может быть зрительным, звуковым, в ви­де электрических сигналов, докладов, сообщений, письменных от­четов — словом, в любой воспринимаемой форме. Обратная связь —это инструмент контроля со стороны субъекта управления за поведени­ем объекта управления.

В коммерческих организациях в качестве субъекта управления чаще всего выступают хозяйственные руководители, многочислен­ные органы управления. Объекты управления — это предприятия, трудовые коллективы, работники, факторы производства в виде орудий и предметов труда, природные ресурсы, научно-техниче­ский и информационный потенциал. Управляющие воздействия представлены законами, указами, планами, программами, поста­новлениями, нормативами, рекомендациями, инструкциями, мате­риальными и финансовыми стимулами и рычагами, моральным

Бухгалтерский учет

воздействием. Обратные связи — это результаты непосредственных наблюдений и контроля со стороны субъекта управления: докумен­тация, отчетность и т. д.

Эффективность любой системы управления во многом зависит от качества, своевременности и достоверности представленной инфор­мации. Информационная система организации состоит из различ­ных подсистем, среди которых наибольший удельный вес занимает экономическая, использующая в основном информацию учетной системы. Место современной учетной системы в общем информаци­онном поле организации можно представить в виде следующей схе­мы (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Учетная система в информационном поле организации

Как видно из представленной схемы, учетная система организа­ции состоит из оперативного, статистического, налогового и бухгал­терского учета. Каждый из них отличается составом отражаемых яв­лений, назначением и способами реализации.

В наиболее общем виде учет можно определить как систему ре­гистрации и отражения информации о совершаемых явлениях и фактах хозяйственной жизни.

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

Оперативный учет представляет собой систему текущего наблю­дения и контроля за отдельными хозяйственными операциями в ходе их непосредственного осуществления. Особенность его заключается в быстроте подачи сведений об отдельных хозяйственных фактах. Он тесно связан с проверкой выполнения оперативных плановых заданий и обеспечивает оперативное руководство сразу вслед за совершением хозяйственных операций. Оперативный учет осуществляется в цехах, бригадах, на рабочих участках, а также различными службами, отдела­ми предприятия (плановым, финансовым, сбыта, кадров и др.). Опе­ративным учетом охватываются такие участки, как контроль выполне­ния договоров поставщиками и покупателями, пооперационный учет движения деталей в производстве, выполнение норм выработки рабо­чими и др.

Данные оперативного учета не всегда оформляются документаль­но. Иногда их сообщают по телефону или телеграфу. Нередко они являются приближенными, например сведения о выполнении месяч­ной производственной программы, плана реализации продукции, плана розничного товарооборота. В оперативном учете широко ис­пользуются различные приборы и измерительные устройства: счет­чики, спидометры и др. Большинство данных оперативного учета бе­рется из общих для всех видов учета первичных и сводных докумен­тов, но обрабатываются они в более сжатые сроки.

Некоторые данные оперативного учета используются и в выше­стоящих организациях, обобщаются в масштабе отраслей народного хозяйства в виде отдельной оперативной отчетности. Из этой отчет­ности получают сведения об объеме выпуска и качестве продукции, о степени обеспеченности сырьем, ходе уборки урожая и др.

В зависимости от особенностей отражаемых и контролируемых объектов и явлений в оперативном учете могут использоваться каж­дый в отдельности или в сочетании все три вида измерителей (нату­ральные, трудовой и денежный).

Данные оперативного учета должны быть просты и доступны для понимания каждого оперативного работника цеха, участка, службы. Эффективность этого вида учета значительно повышается благодаря использованию его данных как источника оперативного экономического анализа.

Статистический учет представляет собой систему регистрации и отражения информации о массовых социально-экономических яв­лениях и процессах общественной жизни. Применяется этот вид учета

Бухгалтерский учет

во всем народном хозяйстве, в отдельных его отраслях, на предпри­ятиях, в объединениях, организациях и учреждениях.

Статистика изучает количественную и качественную стороны массовых явлений, закономерности их развития. При этом она ис­пользует различные измерители в зависимости от исследуемых яв­лений. Статистике присущи особые методы сбора и обработки дан­ных: сплошная или выборочная регистрация данных, их сводка и группировка, исчисление средних величин, индексов, динамиче­ских рядов и т.д.

Информацию статистика получает непосредственно из данных первичного и бухгалтерского учета. На предприятиях и в организа­циях с ее помощью получают обобщенные данные об объеме и ди­намике выпуска продукции, производительности труда, о законо­мерностях развития заработной платы, товарооборота, об использо­вании средств на материальное стимулирование труда и др.

Кроме процессов материального производства, статистика охва­тывает такие стороны общественной жизни, как численность и со­став населения, рождаемость, материальный и культурный уровень жизни народа, явления политической жизни.

Статистический учет заключается в сборе, обработке, статисти­ческом анализе и своевременном представлении руководящим ор­ганам необходимых данных в территориальном разрезе и по отрас­лям народного хозяйства. Сводные статистические данные широко используются при составлении прогнозов и планов развития народ­ного хозяйства. В связи с необходимостью статистического обобще­ния данных о хозяйственной деятельности предприятий и организа­ций на федеральном уровне оперативный и бухгалтерский учеты должны отвечать задачам и требованиям статистической обработки и сводки этих данных.

Налоговый учет представляет собой систему регистрации и от­ражения информации о налоговых обязательствах хозяйствующего субъекта.

В международной практике применяют три вида налогового учета:

1. Бухгалтерский налоговый учет — показатели налогового учета
формируются исключительно из данных бухгалтерского учета.

2. Смешанный налоговый учет — показатели налогового учета
формируются на основе данных бухгалтерского учета, но с исполь­зованием определенных методов для целей налогообложения.

 

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

3. Абсолютный налоговый учет — показатели налогового учета формируются без участия бухгалтерского учета (таможенные по­шлины, государственные пошлины, плата за воду и др.).

Бухгалтерский учет представляет собой систему непрерывной, сплошной и документальной регистрации и отражения информа­ции в денежном выражении об имуществе, капитале и обязательст­вах организации и их движении.

Бухгалтерский учет также использует все три вида измерителей, но денежный имеет преимущественное значение. Он необходим для обобщения отражаемых хозяйственных процессов, калькулирова­ния себестоимости продукции, ведения различных расчетов, опре­деления величины всех ресурсов, исчисления результатов хозяйст­венной деятельности.

Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, отли­чающих его от других видов учета. Он является сплошным и непре­рывным. Это означает, что в нем отражаются все хозяйственные операции, производимые в том порядке, в каком они совершаются. Выборочное (несплошное) отражение в бухгалтерском учете не при­меняется. Каждая бухгалтерская запись должна быть оформлена, подтверждена первичным документом. Это придает бухгалтерским данным особую доказательную силу и повышает их роль в контроле за сохранностью имущества хозяйствующего субъекта.

В бухгалтерском учете применяются особые, присущие только ему способы и приемы: двойная запись, система счетов, инвентари­зация и др. Он наиболее полно по сравнению с другими видами уче­та отражает хозяйственную деятельность предприятия как единое целое. Для получения обобщенных сводных показателей использу­ются специфические способы обработки данных. Сводная бухгал­терская отчетность служит источником информации для руковод­ства подведомственными предприятиями. Данные бухгалтерского учета широко используются для анализа хозяйственной деятельно­сти организаций, в процессе которого выявляются неиспользован­ные резервы дальнейшего роста экономики.

Все виды учета, применяемые в организации, тесно взаимосвя­заны. Оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учеты представляют собой единую учетную систему. Каждый вид учета применяет особые методы отражения хозяйственной деятель­ности и ее контроля, исследует определенные стороны экономики организации; при этом они дополняют друг друга.

Бухгалтерский учет

В настоящее время прослеживается тенденция сближения опе­ративного, статистического, налогового и бухгалтерского учетов, повышения качества учетной информации, усиления ее контроль­ных функций, устранения дублирования и параллелизма экономи­ческих показателей. Дальнейшее укрепление взаимосвязи всех ви­дов учета позволит упростить, ускорить и удешевить учетный про­цесс на основе автоматизированного составления и обработки единой первичной учетной документации, использования ЭВМ для получения оперативной, достоверной информации, необходимой для управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности.

Использование современных автоматизированных систем обра­ботки информации и экономико-математических методов рас­ширит возможности учета на основе интеграции: однажды зарегист­рированные и введенные в память ЭВМ данные могут многократно использоваться в единой учетной системе организации. При этом каждый из видов учета в процессе интегрирования сохраняет свои методические особенности и свою предназначенность. Повторим: интеграция представляет собой дальнейшее укрепление единства всех видов учета на основе их общего предмета, но без утраты ими специфических функций.

Для всестороннего и полного понимания сущности бухгалтер­ского учета нельзя обойти вниманием вопрос о взаимодействии и соотношении финансового, управленческого и производственного учетов..

Как мы уже отмечали, бухгалтерский учет наряду с оператив­ным, статистическим и налоговым входит в общую учетную систему хозяйствующего субъекта и подразделяется на: финансовый и про­изводственный, объектом которого выступают затраты и доходы ор­ганизации. Аналитическая информация производственного учета используется исключительно для внутреннего управления. В фи­нансовом же учете в основном собирается информация, не являю­щаяся коммерческой тайной организации, в связи с чем ее пред­ставляют также внешним пользователям.

Такое разделение бухгалтерского учета можно объяснить тем, что в принципе вся его система выступает составной частью управ­ленческой системы организации. Однако при использовании тер­минов «финансовый учет» и «производственный учет» основной упор делается на учетные процедуры. Управленческий же учет не ограничивается только учетными процедурами, а в совокупности с другими функциями управления по существу превращает производ-

 

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

ственный учет в управленческий. Его данные содержат коммерче­скую тайну и в отличие от финансового учета используются исклю­чительно внутри организации.

Между финансовым и управленческим учетом много общего, поскольку оба они используют информацию учетной системы пред­приятия. Одним из разделов этой системы является учет затрат и до­ходов, необходимый как в финансовом, так и в управленческом уче­те. Общепринятые принципы финансового учета могут действовать также и в управленческом учете/Кроме того, информация обеих подсистем используется для принятия необходимых управленче­ских решений.

Однако, несмотря на объединяющие признаки, эти два вида учета существенно отличаются один от другого.

В обобщенном виде такие различия можно представить следую­щим образом.

1. Цель учета.Цель финансового учета — предоставление дан­ных, необходимых для составления финансовой отчетности (фи­нансовых документов) предприятия, которая предназначена как для
собственной администрации, так и для внешних пользователей. Для
того чтобы внешние пользователи, инвесторы и кредиторы могли
объективно оценить финансовое положение предприятия, его пла­теже- и кредитоспособность, степень рентабельности инвестиций в
данное предприятие, финансовый учет необходимо вести в соответ­ствии с четко определенными требованиями и стандартами.

Управленческий учет представляет собой основную систему коммуникаций внутри предприятия. Его цель — обеспечить соот­ветствующей информацией менеджеров, ответственных за достиже­ние конкретных производственных показателей, для выработки ими рекомендаций на основе анализа происходящего.

2. Пользователи информации.Финансовый учет иногда называ­ют внешним. Его результаты, как правило, публикуются, причем
отчеты содержат не только финансовую информацию, но и мате­риалы рекламного характера, демонстрирующие успехи предпри­ятия, его новые продукты. Пользователи финансового отчета тради­ционно находятся вне предприятия. Эта информация необходима
как фискальным государственным органам, так и акционерам ком­
паний, держателям облигаций и других ценных бумаг, потенциаль­
ным инвесторам.

Управленческий учет можно соответственно назвать внутрен­ним учетом. Его результаты используются только управленческим

 

Бухгалтерский учет

персоналом предприятия. Это своего рода «кухня» предприятия, где готовятся материалы для менеджеров.

3. Источники информации.Для финансового учета такими ис­точниками служат только данные учетной системы предприятия,
которая накапливает финансовую информацию, а также элементы
системы налогообложения.

Для управленческого учета источниками информации, кроме данных учетной системы предприятия, служат сведения о нормах расхода материальных ресурсов, технологических отходов, исследо­вания ситуации на рынке, отчеты о проведении научно-исследова­тельских работ, возможности использования их результатов в дан­ных условиях и др.

4. Обязательность ведения учета. Финансовый учет — это учет
официальный; его ведение обязательно для всех без исключения
предприятий и организаций. Документы финансовой отчетности
представляются в налоговые органы, являются объектами аудитор­ской проверки, могут и должны быть опубликованы.

Вести или не вести управленческий учет, решает руководство самого предприятия. Никакие посторонние органы или учреждения не имеют права указывать, что надо или чего не надо делать. Поэто­му нет смысла в сборе и обработке информации, ценность которой ниже затрат на ее получение.

5. Правила ведения учета.Ведение финансового учета строго
регламентировано. Оно регулируется государственными норматив­ными актами и национальными стандартами.

Нормы и правила ведения управленческого учета устанавлива­ются самим предприятием. Основной аргумент в обосновании пра­вил управленческого учета — есть ли от этого польза.

6. Принципы учета.Финансовый учет базируется на общеприня­тых принципах, таких, как принцип двойной записи, принцип обо­собленности предприятия, сравнимость данных и др.

Этими принципами руководствуются как сами бухгалтеры, так и контролирующие органы.

Управленческий учет общепринятых принципов не имеет, глав­ное — простота и удобство в использовании.

7. Основные объекты учета. Вфинансовых отчетах предпри­ятие обычно описывается как единое целое. Крупным предпри­ятиям с многоотраслевой деятельностью необходимо отражать
выручку и доход по каждой отрасли, т.е. по большим сегментам.

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

Управленческий учет обычно включает информацию о деятель­ности подразделений предприятия: отделов, цехов, участков, рабо­чих мест. Объектом учета также может выступать отдельная управ­ленческая задача, определенная область деятельности.

8. Базисная структура учета.Финансовый учет строится на сле­дующем базисном равенстве: активы = собственный капитал + обя­зательства.

В управленческом учете структура информации зависит от за­просов ее пользователей. Любая система управленческого учета оперирует прежде всего такими категориями, как затраты, доходы и активы, и применяет свой набор базисных установок. Основной ар­гумент в применении этих структур — полезность передаваемой ин­формации.

9. Формы представления информации.Финансовая информация
представляется в налоговые органы и другим внешним пользовате­лям по формам, утвержденным Министерством финансов РФ, Фе­деральной налоговой службой и другими центральными ведомства­
ми. Они едины для всех предприятий, независимо от их организа­ционно-правовой формы.

Результаты управленческого учета могут быть представлены в произвольной форме, никаких обязательных бланков не существует.

10. Степень открытости информации.Информация финансового
учета открыта для ее пользователей и не является для них коммерче­ской тайной. Она носит публичный характер и в некоторых случаях
заверяется независимыми аудиторами.

Управленческий учет конфиденциален.

Формирование показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия в управленческом учете — его коммерче­ская тайна.

11. Методы и способы отражения учетной информации.Финансо­вый учет охватывает информацию, формируемую в денежной оцен­ке. Финансовая отчетность предприятия включает конечные остат­ки по всем счетам Главной книги. При регистрации и отражении
информации финансовый учет опирается только на собственные
методы и способы (документация, инвентаризация, оценка, кальку­ляция, бухгалтерские счета, двойная запись и т.д.).

При регистрации и отражении управленческой информации пользуются методами и способами как финансового учета, так и ма­тематики, статистики, экономического анализа и проч.

 

Бухгалтерский учет

12. Измерители учетной информации.Для обобщения хозяйст­венных процессов в финансовом учете применяется денежный из­меритель; он является универсальным, выражается в рублях (нацио­нальной валюте). В управленческом учете используются все виды
учетных измерителей (натуральный, трудовой, денежный).

13.Периодичность составления отчетов.Для финансовой отчет­ности устанавливают строго определенные сроки. Она составляется
и представляется по окончании каждого квартала и за год.

В управленческом учете отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Срок пред­ставления таких отчетов определяет непосредственно руководство предприятия.

14. Отношение ко времени совершения информации.Финансовый
учет отражает финансовую историю предприятия. В нем хозяйст­венные операции регистрируются на основании документов, под­тверждающих их совершение, т.е; этот вид учета имеет дело с уже
произошедшими фактами хозяйственной жизни предприятия.

Целью управленческого учета является выработка рекоменда­ций на будущее на основе анализа произошедших событий.

Финансовый учет показывает, «как это было», а управленческий — «как это должно быть». Вот почему управленческий учет иногда на­зывают прогнозным.

15. Степень точности и надежности информации.Финансовая ин­
формация отражает операции, которые уже завершены, поэтому
она объективна и поддается аудиторской проверке.

Управленческий учет в большей мере имеет дело с операциями, от­носящимися к будущему времени, поэтому информация в управленче­ском учете может иметь вероятностный и субъективный характер.

16. Способы группировки затрат и доходов. Вфинансовом учете
затраты группируются и отражаются в разрезе экономических эле­ментов, а доходы — в целом по предприятию и видам (сегментам)
деятельности. Перечень затрат регламентируется централизованно
в соответствии с законодательными и другими нормативными акта­
ми. Эта группировка позволяет получать информацию о затратах,
произведенных в целом по предприятию за определенный период
безотносительно к их целевому назначению.

В управленческом учете затраты группируются и отражаются в разрезе статей калькуляции, а доходы — в разрезе структурных под­разделений и видов продукции, работ, услуг. Перечень статей каль­куляции разрабатывается и устанавливается самим предприятием.

 

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

Такая группировка позволяет получать информацию о затратах (доходах) и по отдельным структурным подразделениям, и по видам вырабатываемых изделий.

17. Степень ответственности. За неправильное ведение финансового учета руководители предприятий несут административную, а иногда и уголовную ответственность.

Работники, занятые в сфере управленческого учета, отвечают в дисциплинарном порядке, но не за какие-либо искаженные данные такого учета, а за определенные проступки.

Вопросы организации как финансового, так и управленческого учета приобретают особую актуальность в настоящее время в связи с переходом на международные стандарты. От четкости представле-ния сущности этих систем, их целей, функций и задач во многом за­висит успех экономической работы любого предприятия.

Говоря о существующих взаимоотношениях и различиях между управленческим и производственным учетами, следует отметить, что их между собой отождествлять нельзя. Управленческий учет ис­торически является следствием производственного учета. Произ­водственный учет включает в основном учетно-расчетные процеду­ры, главная цель которых — определить затраты на производство и выручку на единицу продукции.

Производственный учет сегодня призван следить за издержками производства и доходами предприятия и выявлять возможные ре­зервы повышения рентабельности производственной деятельности. Он должен четко и детально отражать все процессы, связанные с производством и реализацией продукции на предприятии. Совре­менный производственный учет включает три основных раздела:

- учет затрат и доходов по их видам;

- учет затрат и доходов по центрам ответственности;

- учет затрат и доходов по их носителям.

Учет затрат и доходов по их видам должен показать, какие груп­пы затрат возникли на предприятии в процессе производства про­дукции (работ, услуг) в отчетном периоде и как они были возмеще­ны в ходе реализации изделий (работ, услуг).

Учет затрат и доходов по центрам ответственности должен спо­собствовать их точному распределению между отдельными структу­рами предприятия (центрами ответственности) для выявления ре­зультатов в разрезе каждого центра ответственности.

Бухгалтерский учет

 

Наконец, учет затрат и доходов по их носителям должен опреде­лить рентабельность каждого вида выпускаемой продукции (работ, услуг).

Таким образом, только в рамках производственного учета уда­ется рассчитать себестоимость и рентабельность единицы продук­ции и выявить скрытые резервы повышения эффективности произ­водства.

Управленческий же учет по своему составу, безусловно, шире, чем производственный, поскольку через функции управления он превращает производственный учет в интегрированную систему внутрихозяйственного учета затрат и доходов организации. Струк­тура управленческого учета показана на рис. 1.3.