рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - раздел Право, ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ   Организация Управления В Наши Дни Невозможна Без Применения К...

 

Организация управления в наши дни невозможна без применения компьютерных технологий. Практически все работники сферы управления в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах используют в своей деятельности компьютеры, но далеко не все имеют достаточное представление о возможностях современных компьютерных технологий, умеют максимально их использовать.

Нормативно-правовую основу по организации делопроизводства составляют:

· Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".

· Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ''Об информации, информатизации и защите информации''.

· Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете''.

· Основы законодательства Российской Федерации от 7 июля 1993 г. № 5341-1 ''Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах''.

· Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

· Постановление Совета Министров-Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве".

· Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

· Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах".

· Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

· ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1984.

· ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985

· ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - М.: Госстандарт, 1992.

· ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Госстандарт России, 1997.

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

· Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. - М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

· Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).

· Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152).

· Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М., 1989.

· Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1980.

Сегодня компьютер является основным средством создания, редактирования документов, систематизации, поиска, хранения и передачи информации и служит для упрощения и ускорения подготовки документов, возможности хранения и обработки больших объемов информации.

Рассматривая компьютеризацию делопроизводства, прежде всего необходимо определить, что же такое делопроизводство.

В ГОСТе 16.487-83 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) сказано,. Что делопроизводство - "деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами", т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.

Обратимся к понятию "документ". В этом же стандарте находим определение: документ - "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Определение документа дано также и в Законе "Об информации, информатизации и защите информации": "Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Вместо термина "делопроизводство" последнее время все чаще используют термин "документационное обеспечение управления" (например, Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации). Единая государственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления.

Более широкий термин, который также можно сегодня встретить, - информационно-документационное обеспечение управления - включает в свое понятие помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных.

Итак, делопроизводство - это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ - это носитель информации. Информация, согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации", - это "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". Таким образом, в конечном счете все сводится к обработке информации, а компьютер - только более удобное средство для работы с ней.

С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe], примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычисли-тельные машины серии ЕС) начинают внедряться автоматизированные систе-мы управления (АСУ).

Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и другие системы активно внедрялись в сферу управления.

Работа с документом всегда требовала больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать страницу или даже весь большой документ в случае внесения в него незначительных исправлений. Появление электронных пишущих машинок, снабженных запоминающим устройством на несколько страниц текста, частично решало эту проблему. Но только появление персональных ЭВМ позволило кардинально изменить процесс подготовки документов и делопроизводства в целом.

Персональные компьютеры быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов - своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get - что вы видите - это то, что вы получите, или другими словами - что на экране, то и на бумаге), и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса. Их появление было обоснованным. Если с начала века благодаря научно-технической революции производительность труда в промышленности поднялась в десятки и сотни раз, то прогресс в сфере управления был едва заметным. Значительное возрастание сложности управления требовало кардинальных решений. Сегодня мы являемся свидетелями информационной революции. Компьютер дал возможность кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.

Документ многофункционален. Его главное назначение - запечатлеть, зафиксировать информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени. Поэтому первая задача в сфере управленческого труда, на решение которой был использован персональный компьютер, - это создание документов, т.е. фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой - создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Коммуникативная функция, т.е. передача документа на расстояние - это второе направление использования компьютера.

Полученные документы обрабатываются, их необходимо зарегистри-ровать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполне-ния - третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

И, наконец, четвертая задача - сохранение и быстрый поиск информации, т.е. организация хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике - все это достигается путем создания электронного архива.

Процесс документационно-информационного обеспечения управления традиционно состоит из следующих этапов:

создание документов и их оформление;

прием-передача документов;

организация движения документов внутри организации;

регистрация и контроль исполнения;

информационно-справочная работа;

хранение документов.

Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпел значительные изменения, которые и будут рассмотрены в данной книге.

Для решения вышеуказанных задач на компьютере во всех организациях, учреждениях, фирмах используются следующие типы программного обеспечения:

операционная система (ОС), т.е. базовая программа, под управлением которой работает компьютер;

текстовый редактор;

электронная таблица;

СУБД (система управления базами данных);

коммуникационные программы для работы с факсами, обмена сообщениями и доступа в Internet;

утилиты (вспомогательные программы, оптимизирующие работу компьютера и предотвращающие сбои в работе).

Как правило, используются также программы:

OCR (Optical Character Recognition System - преобразование образа машинописного бумажного документа в символьное представление), т.е. программы оптического распознава­ния текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера;

электронные словари и переводчики - при работе с текстами на иностранных языках.

Естественно, что конкретные программы, используемые в организациях, фирмах могут отличаться друг от друга, поэтому в данной главе показаны современные технологии ведения делопроизводства с использованием компьютера без привязки к какому-либо программному продукту одного из производителей систем автоматизации процесса документационно-информационного обеспечения управления.

Таким образом, внедрение компьютеров в делопроизводство создает новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.


– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ

На сайте allrefs.net читайте: "ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ"

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Чевычелов В.А.
Ч - 43 Документы в юридической практике: Учеб. пособие. – М.: Изд-во МГСУ «Союз», 2000. – 54 с.   Данное учебное пособие подготовлено кандидатом экономических наук В.А. Чевыч

ДОКУМЕНТ КАК НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ
  Термин "документ" (documentum) латинского происхождения и означает доказательство, свидетельство. В словаре русского языка С.И. Ожегова слово "документ"

МЕТОДИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА
  Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

ПРОБЛЕМЫ СВОЕВРЕМЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ
Для обеспечения безусловного и своевременного исполнения и контроля за поручениями вышестоящих органов власти и управления в организациях различных форм собственности необходимо создавать специальн

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: · постановку документа на контроль; · проверку своевременного доведе

КОНТРОЛЬ ДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ И ПРИЕМЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильн

ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  На сегодняшний день в промышленной эксплуатации применяется большой перечень программных средств, используемых для автоматизации офисной деятельности. Среди них можно отметить такие

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги