Реферат Курсовая Конспект
ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ - раздел Право, Министерство Труда И Социального Развития Рф Московс...
|
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РФ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
В.А. ЧЕВЫЧЕЛОВ
ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ
Учебное пособие
Москва «Союз» 2000
ББК 65.052 я 73
Ч - 43
Часть I
Часть II
Часть III
Часть IV
Часть V
Часть VI
Часть VII
СЕКРЕТАРЬ ДОСЬЕ БИБЛИОТЕКА
СЕКРЕТАРЬ - Менеджер сообщений и поручений.
Обеспечивает управление документами и электронную переписку между сотрудниками и организациями: создание, хранение, классификацию и пересылку любой информации в электронном виде.
Позволяет руководителям направлять поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение со сбором отчетов об их исполнении.
Служит:
· Средством организации подготовки и согласования документов.
· Системой сбора регламентной отчетности от подразделений.
· Базой данных контроля исполнения поручений руководителя (внутренних распоряжений), решений и поручений Совета директоров, ...
· Системой организации совещаний с формированием личных и корпоративных календарей.
· Электронной экспедицией, абонентским ящиком для получения электронных сообщений.
· Системой рассылки корреспонденции (по факсу, по любой Е-mail-системе, Internet, в рамках Lotus Notes) и многим другим целям.
В системе обеспечиваются:
возможность описания посредством настроек новых шаблонов сообщений и отчетов, различающихся как содержанием, так и формой представления (например, на бланке организации, по форме отчетности);
формирование заданий, выдача и прием поручений по ним, контроль исполнения (отметку о том, что задание выполнено, ставит лицо, давшее его, а не сам исполнитель);
удобная настройка режимов передачи сообщений (срочность, шифрация), связь с Internet;
различные режимы печати информации: с "конвертом", только содержимое без "электронного" адреса отправителя и прочих служебных полей;
интеграция с календарем - средством планирования деловых встреч, напоминаний о сроках завершения работ, важных датах.
ДОСЬЕ - Менеджер контактов и событий.
Является средством накопления и поиска информации об организациях, их представителях и связанных с ними СОБЫТИЯХ.
Самостоятельное определение различных типов событий (переговоры, совещание, письмо, телефонный звонок, договор, договоренность и др.) позволяет организовать ведение информации в любой удобной форме.
Служит:
· Телефонным и адресным справочником.
· Картотекой отдела кадров и службы безопасности для хранения учетной информации о сотрудниках, включая фотографии и другую факсимильную информацию.
· Досье по организациям-контрагентам. (Организации могут подразделяться по сфере Ваших интересов: партнеры, клиенты, покупатели, поставщики, органы власти и управления, общественные организации, фирмы-конкуренты. Для каждой организации ведется список ее контактных лиц, а также история всех контактов.)
· Регистрационным журналом заявок (например, на техническое обслуживание).
Обеспечивает:
конфиденциальность и ограниченный доступ к информации при групповой работе;
удобство систематизации содержимого и поиска информации по различным критериям;
формирование поручений по выделенным документам;
возможность описания посредством настроек новых типов событий, различающихся как содержанием, так и формой представления;
установку ссылок на любые электронные подлинники.
БИБЛИОТЕКА - Менеджер документов.
Является средством хранения, систематизации и поиска электронных копий документов.
Настраиваемые шаблоны различных типов документов в сочетании с использованием в качестве содержимого файлов любого приложения (например, Word или Excel) позволяют организовать хранилище (архив) разнообразной документации.
Позволяет создать:
· Архив бланков и типовых документов (например, договоров, счетов, отчетов), которые подготавливаются сотрудниками соответствующих служб и могут использоваться в дальнейшем всеми сотрудниками.
· Базу данных договоров, счетов, накладных.
· Оперативную "полку" архива для документов, находящиеся в работе, с ограничением доступа по списку исполнителей.
· Архив-хранилище всей документации организации.
· Хранилище данных по интересующей организацию тематике: рекламных материалов, статей, обзоров и т.п.; то есть своего рода доску объявлений и архив бюро научно-технической информации.
· Документы, хранящиеся в библиотеках, помимо текстовой информации, могут содержать графические изображения, табличные данные, звуковую и видеоинформацию, ссылки на другие базы, Internet сервера и т.д., причем структура документов является произвольной.
Обеспечивает:
систематизацию по видам хранимых документов и их темам-категориям;
полнотекстовый поиск по содержимому документов;
различные режимы печати документов;
конфиденциальность и ограниченный доступ к информации при групповой работе;
формирование поручений по выделенным документам;
подключение модулей распознавания образов и программ-переводчиков.
Таким образом, электронная система документа, реализованная в среде Lotus Notes, во всей полноте использует возможности этого в настоящее время общепризнанного стандарта для систем поддержки групповой работы:
· Высокий уровень сервиса, сравнимый с сервисом существенно более дорогих распределенных систем.
· Хранение информации практически любого формата, учет и контроль за прохождением документов.
· Построение различных форм представления документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов.
· Встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу "что на экране, то и в документе".
· Включение в документы файлов, подготовленных в других приложениях (Microsoft Word, Excel, ...), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов (OLE).
· Документ включает ссылки на другие документы, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
· Средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов. Полнотекстовый поиск в базах, содержащих десятки тысяч документов, выполняется за несколько секунд за счет специализированных алгоритмов.
· Защита информации на всех уровнях - сервер, база данных, форма, документ, секция документа. Электронная подпись и шифрование данных.
· Тиражирование изменений вместо распределенного доступа. В каждом узле сети хранятся копии необходимых данных и нет необходимости постоянного доступа к базам данных по дорогостоящим, выделенным линиям связи.
· Проблемами связи и обмена информацией занимаются сервера системы (а не пользователи) по любым имеющимся телекоммуникационным линиям связи.
· Возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных (бухгалтерии, банки, управление транспортом и т.п.). Отсылка сообщения непосредственно в любую из имеющихся баз данных системы.
· Непосредственный доступ к информации в сети Internet. Для доступа к базам достаточно иметь любой Web-браузер, например Netscape Navigator или Internet Explorer.
· Технология Domino обеспечивает взаимодействие с клиентами Internet в реальном времени и позволяет представить базы данных в качестве корпоративного Web-узла, обеспечивая при этом эффективные средства защиты данных, полнотекстового поиска и обмена сообщениями.
· Масштабируема в широких пределах: от отдельно взятой ПЭВМ до систем с сотнями серверов и десятками тысяч пользователей. Расширение происходит без переработки прикладных систем, без замены системного программного обеспечения и оборудования.
· Возможно использование разнородной техники (IBM PC, Macintosh, SUN, HP, ...).
· Высокая живучесть - физическое уничтожение любого из серверов не приведет к сколько-нибудь ощутимым потерям информации в системе, не вызовет остановки ее работы.
СОДЕРЖАНИЕ
Часть I. ДОКУМЕНТ КАК НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ................................................ 3
Часть II. КРИТЕРИИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................................................................................................... 14
Часть III. МЕТОДИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА............................................................ 20
Часть IV. ПРОБЛЕМЫ СВОЕВРЕМЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЫШЕСТОЯЩИХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ............................................................................. 26
Часть V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................. 30
Часть VI. КОНТРОЛЬ ДОСТОВЕРНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ
И ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 33
Часть VII. ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА............. 47
А.В. ЧЕВЫЧЕЛОВ
ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ
Корректор Л.В. Лазуткина
Компьютерная верстка Н.Е. Гончаровой
ЛР№020658
Подписано в печать 26.10.2000.
Формат бумаги 60х84/16. Гарнитура Таймс. Уч.-изд. 3,5 л.
Заказ № 489. Тираж 1000 экз.
Издательство МГСУ «Союз»
107150, г. Москва, ул. Лосиноостровская, 24
Отпечатано
в Издательско-полиграфическом комплексе МГСУ «Союз»
107150, г. Москва, ул. Лосиноостровская, 24
– Конец работы –
Используемые теги: Документы, юридической, практике0.054
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: ДОКУМЕНТЫ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ПРАКТИКЕ
Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов