Внутренняя и внешняя среда организации

 

1. Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Основными факторами внутренней среды являются: цели, задачи, структура, технология, персонал.

v Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат. Цели разрабатываются руководством организации, которое затем сообщает их персоналу. Знание целей дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. (см вопрос 24)

Цели подразделений. В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Цели различных подразделений (финансового, маркетингового, производственного) должны составлять конкретный вклад в достижение общих целей, а не противоречить им. Цели подразделений должны быть согласованы между собой, в случае конфликта целей различных подразделений руководство должно прилагать усилия по их координации, ориентируясь на достижение общей цели организации.

v Структура. Структура организации закрепляет деление организации на функциональные области (маркетинг, финансы, производство) и уровни управления (высший, средний, низший), а также взаимоотношения между элементами структуры, таким образом, чтобы наиболее эффективно достигать целей организации.

Специализированное разделение труда. Современную организацию невозможно представить без дробления на отдельные операции производственных и управленческих процессов. Специализированное разделение труда – это закрепление конкретной работы за специалистами, которые способны выполнить ее лучше всех. Если размер организации увеличивается, то специалистов группируют вместе в пределах функциональной области. Выбор функциональных областей определяет организационную структуру.

ГРТ – разделение труда на компоненты, между отдельными структурными единицами организации. ВРТ – это разделение труда по уровням управления. Уровень управления – это часть организации, в рамках которой могут приниматься самостоятельные решения.

Сфера контроля. Это количество лиц, непосредственно подчиненных данному руководителю. Подчинение большого количества людей одному руководителю дает широкую сферу контроля. В результате уменьшается количество уровней управления, и структура становится более плоской. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, то можно говорить о многоуровневой (пирамидальной) структуре.

Необходимость координации. После того, как вся работа разделена по горизонтали и вертикали, появляется необходимость в координации. Без создания формальных механизмов координации люди не смогут работать вместе, т.к. будут сосредотачиваться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом. Одним из способов координации является формулирование и сообщение целей организации, а также целей каждого подразделения.

v Задачи.Задачи предписываются не работнику, а должности. Каждая должность включает ряд задач, которые являются необходимыми при достижении целей организации. Задача – это предписанная работа, которая должна быть выполнена определенным способом в определенные сроки.

Характеристика задач. Задачи делятся на три категории по видам работ:

1) работа с людьми

2) работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами)

3) работа с информацией

Например, работа на конвейере состоит из работы с предметами. Задача мастера – это работа с людьми. Задача казначея или финдиректора – работа с информацией.

Другие важные характеристики задач:

1) частота повторения задачи

2) время, необходимое для ее выполнения.

Частота повторения задач увеличивается от высших должностей к низшим, а время – уменьшается.

Задачи и специализация. Эффективность специализации была подмечена еще в 18 веке А. Смитом. С тех пор предприниматели стали делить работу между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку. Это повышает производительность и снижает затраты на производство. Характер и содержание задач изменяется с расширением специализации. Специализация приводит к дроблению задач на более мелкие операции. Сочетание современных технологий и специализации привели к углублению и усложнению задач.

v Технология.Это средство преобразования сырья (труда, информации, материала) в конечные продукты или услуги.

Стандартизация и механизация. Стандартизация – это использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве. Использование стандартных частей сокращает стоимость производства и ремонтных работ. Механизация – это использование механизмов и машин вместо людей. Стандартизация и механизация лежит в основе массового производства, открыв широкие возможности для применения низкоквалифицированного труда.

Конвейерные сборочные линии. В начале 20 в. возникла автомобильная промышленность, и в первые годы рабочий следовал за производимой машиной через весь технологический процесс, меняя, если необходимо, рабочее место, по мере установки основных компонентов на машину. В 1913 г. Г.Форд предложил идею передвижения автомобиля с помощью конвейера, рабочий при этом оставался на своем рабочем месте. Т.о. производственный процесс состоял из последовательных относительно простых рабочих заданий. Всё оборудование и необходимые материалы поступали в назначенное время и в точно установленное время. Была получена невероятная экономия, при этом задачи, выполняемые рабочими, стали чрезвычайно узкоспециализированными, что увеличивало монотонность труда.

Классификация технологий по Вудворд. Джоан Вудворд обнаружила, что технология, применяемая в организации, зависит от типа производства:

1) единичного – единичные или небольшие партии через неопределенный промежуток времени, большой удельный вес неповторяющихся операций (индивидуальный заказ на мебель, одежду и т.п.);

2) серийного или массового – выпуск партий изделий через определенные промежутки времени, однородные операции здесь повторяются, используется стандартизация, механизация и конвейерный способ сборки (изготовление потребительских товаров);

3) непрерывного – используется автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки (переработка нефти, сталелитейное и медеплавильное производство, работа электростанций).

v Люди.Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей. Ведь организация, руководители и подчиненные – это ничто иное, как группы людей. Руководитель достигает целей организации через своих сотрудников. Поэтому люди являются центральным фактором в любой системе управления.

Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

1) поведение отдельных людей

2) поведение людей в группах

3) характер поведения руководителя как лидера, его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Индивидуальные характеристики личности. Поведение человека в обществе и в т.ч. на работе – это следствие сложного сочетания инд. характеристик личности и внешней среды. Наиболее важными характеристиками являются способности, потребности, ожидания, восприятие и ценности.

Способности. Они отражают существующие возможности человека исполнять различные задания, необходимые для конкретной работы. Они зависят от наследственности (интеллектуальные способности, некоторые физические данные) и приобретенного опыта.

Потребности. Это ощущение недостатка чего-либо на физиологическом или психологическом уровне. Потребности высшего уровня могут долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены базисные потребности. Организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей, они, вероятно, не будут работать эффективно. (Подробнее – в теории ожидания В. Врума).

Восприятие. Это процесс, посредством которого люди получают, структурируют и интерпретируют информацию, поступающую из окружающей среды. Восприятие и реальность не обязательно совпадают. Не существует двух людей, которые могли бы воспринять что-то совершенно одинаково. Действительность влияет на поведение человека только в той мере, в какой это воспринимается самим человеком. Восприятие служит своего рода фильтром, через который проходит информация, прежде чем она окажет свое воздействие на людей. Например, если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, оно должно сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их потребностей. Но пока люди не воспримут этого и не поверят руководству, они не будут менять своего поведения.

Ценности. Это - важность, значимость, польза, полезность чего-либо. Это то, что индивидуум ценит в окружающем его социуме. Ценности выступают ориентирами и критериями деятельности людей. Они способствуют устойчивости человеческого мира, организуют целенаправленную человеческую деятельность. В известном смысле ценность – это «предельные цели» человека и общества. Каковы ценности, таковы и общество, и личность. Ценности отражают то, что является для человека «правильным» или «неправильным», а также то, что «должно быть». «Равные права для всех», «Упорно трудиться – это хорошо», «С людьми следует обращаться достойно и уважительно» – вот примеры жизненных ценностей. Жизненные ценности основываются на общечеловеческих ценностях, например: «Не делай другим того, чего не хочешь, чтобы сделали тебе».

Влияние среды на личность и поведение. Сочетание рассмотренных выше стабильных характеристик определяет личность человека. До 70-х годов 20 в. считалось, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях, например, уверенный в себе человек будет во всех ситуациях проявлять уверенность. Сегодня психологи утверждают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации: почти все проявляют честность в одних ситуациях и нечестны в других. Этот вывод имеет большое практическое значение для менеджеров: важно создать такую окружающую обстановку на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации.

Группы. Эффект воздействия группы на поведения человека был открыт профессором Гарвардского университета Элтоном Мэйо. Члены группы формируют разделяемыеими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.

Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации. Например, высокая ценность коллективизма внутри группы может способствовать единству действий и целей, при условии, что они устремлены в направлении достижения целей организации. Другая норма поведения, которая облегчает достижение целей — это поддержание открытости в общении. Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей, состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит больше запланированного количества, «выскочкой».

Взаимосвязанность внутренних переменных. Эти значимые внутренние переменные (цели, структура, задачи, технология и люди) на практике невозможно рассматривать независимо друг от друга. Более того, значительные изменения любой переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные.

Системная модель внутренних переменных. Каждая из школ управления внесла заметный вклад в понимание различных внутренних переменных. Однако представление о том, что организация является единством, состоящем из взаимозависимых частей, было создано благодаря системному подходу. В соответствии с системным подходом, руководство должно рассматривать взаимоотношения между основными внутренними переменными, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Внутренние переменные можно рассматривать как модель, состоящую из социотехнических подсистем: социальной подсистемой являются люди, а технической подсистемой – все остальные внутренние переменные.

 

2. Внешняя среда организации. Менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, т.к. организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Характеристики внешней среды:

1.Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обусловливать изменение других.

2.Сложность внешней среды – это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

3.Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения.

4.Неопределенность внешней среды – это соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Среда прямого воздействия – это факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации:

‒ поставщики, которые обеспечивают организацию ресурсами – материалами, оборудованием, энергией, капиталом и рабочей силой.

‒ законы и государственные органы – число и сложность законов, регулирующих деятельность организаций, резко возросли. Также изменяется состав надзорных государственных структур, требования которых также зачастую имеют силу закона. Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других.

‒ потребители. Выживание организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы.

‒ конкуренты. Если организация не будет удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то не сможет долго существовать. Объектом соперничества также выступают трудовые ресурсы, материалы и капитал.

Среда косвенного воздействия – это факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании:

‒ технология. Организации, имеющие дело непосредственно с технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения. Однако сегодня, чтобы сохранить конкурентоспособность, все организации вынуждены идти в ногу, по крайней мере, с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности.

‒ состояние экономики. Покупательная способность потребителей, уровень безработицы, процентные ставки – все это элементы экономической среды. То или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации.

‒ социокультурные факторы. Сюда относятся: установки, жизненные ценности, нормы, обычаи, традиции и демографические характеристики (плотность населения, средний возраст, уровень образования). Мода на продукты с низким содержанием углеводов заставила рестораны пересмотреть свое меню. Недавнее событие на АЭС в Фокусиме увеличило число противников атомной энергетики, что скажется на соответствующих организациях во всём мире. Растущее осознание важности спорта привело к увеличению спроса на спортивные товары и центры.

‒ политические факторы. Политическая стабильность, настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, законодательство по защите потребителей, стандарты на безопасность, стандарты на чистоту окружающей среды, контроль цен и заработной платы. Все эти аспекты имеют для руководителей особое значение.

‒ взаимоотношения с местными сообществами. Для каждой организации большое значение имеет отношение к ней местного населения. Поэтому многие организации прилагают усилия, чтобы увеличить лояльность местных жителей к своей организации. Для этого они участвуют в финансировании проектов, имеющих общественную значимость, занимаются благотворительностью, поддерживают молодые дарования и пр.

Факторы международной среды. Среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Факторы международной среды очень отличаются от страны к стране, и руководители должны учитывать эти различия при осуществлении функций управления:

‒ культура. Под культурой понимается господствующая в обществе система разделяемых всеми ценностей, верований, обычаев и преобладающих установок. Каждое общество имеет свою культуру, влияние которой сказывается на стиле повседневной жизни. Различия между культурами выражаются и в несовпадении установок по поводу власти, значения работы, роли женщины в обществе, готовности рисковать и даже цветовых предпочтений. Чтобы преуспеть, руководителям следует выявлять культурные различия и соответствующим образом менять поведение в межличностных контактах, не говоря уже об изменении стиля и методов деловой практики и руководства.

‒ экономика. К числу некоторых экономических факторов, которые могут влиять на ведение дела за границей, относятся: уровень заработной платы, транспортные расходы, обменный курс, инфляция и ставки банковского процента, налогообложение и общий уровень экономического развития.

‒ законодательство, государственное регулирование и политическая обстановка. Фирмы, выступающие на международных рынках, вынуждены считаться со множеством законов и регулирующих актов. Последние относятся к таким вопросам, как налогообложение, патенты, трудовые отношения, стандарты на готовую продукцию, ценообразование и представление сведений государственным учреждениям. Социальная напряженность, политические действия против правительства или внезапная смена режима, как минимум, означают увеличение неопределенности для экспортера или иностранного инвестора.